Trimiterea facturilor pe email
In acest articol
Poti trimite facturile emise clientilor tai si pe email, imediat dupa salvare sau mai tarziu. Trimiterea pe email este utila mai ales atunci cand emiti pentru persoane fizice sau firme din strainatate, adica acelor clienti pentru care nu se poate face trimiterea e-Facturii prin SPV.
Pe de alta parte, trimiterea pe email a facturilor nu exclude posibilitatea de a trimite acelasi document si in SPV (daca este vorba de un client persoana juridica din Romania) si viceversa.
Trimiterea email-ului
Facturile emise pot fi transmise clientilor prin email:
- din pagina de vizualizarea documentului, de la butonul Trimite email;
- din lista de Actiuni din dreptul documentelor aflate in raport Facturi emise, daca selectezi optiunea Trimite email.
Indiferent de unde declansezi actiunea trimiterea email-ului, se deschid fereastra Trimite email. In partea stanga a acesteia, poti completa adresele de email la care se va trimite factura. In partea dreapta, este vizibil mesajul pe care il trimiti odata cu documentul.
In partea dreapta a ferestrei Trimite email, ai urmatoarele campuri:
- De la: unde se preia automat din meniul Contul meu > Informatii cont – campurile Nume si Prenume, adica numele si prenumele utilizatorului care face trimiterea. Poti modifica acest nume.
BINE DE STIUT!
Daca ai mai multi utilizatori inregistrati in cont, in sectiunea De la va fi afisat numele si prenumele completat in cont de fiecare utilizator in parte.
- Catre: adresa de email a clientului. Se precompleteaza automat daca adresa de email este completata in datele clientului (implicit in Nomenclatoare > Clienti). Poti completa mai multe adrese de email catre care sa trimiti factura, daca doresti, despartite prin “,” sau “;”;
- CC: adresele de email catre care doresti sa transmiti mesajul, adresele sunt vizibile pentru destinatarul initial;
- BCC: adrese de email la care doresti sa trimiti factura, dar care nu sunt vizibile pentru alti destinatari ai emailului.
Fiecarui document trimis ii poti atasa diverse fisiere. Mai multe despre asta in articolul Atasarea fisierelor la email.
In partea dreapta, este vizibil mesajul standardizat, asa cum ai setat in meniul Configurare > Email. De la butonul Modifica mesaj (aflat in partea dreapta sus a ferestrei), ai posibilitatea sa il adaptezi textul care insoteste documentul dupa cum consideri, fara ca aceasta schimbare sa fie preluata in viitor. Mesajul este modificat doar pentru aceasta trimitere.
Daca doresti sa modifici mesajul pe termen lung, apasa butonul Configureaza email (aflat in partea dreapta jos) Mai multe despre asta in articolul Email.
Optiunea Atasat: Factura (serie/numar).pdf: este bifata doar daca ai ales sa folosesti serverul propriu de email.
Cum vad clientii factura trimisa?
Clientii carora le trimiti emailul vor primi mesajul tau insotit de butonul Vezi factura. Daca vor apasa acest buton, documentul se afiseaza intr-o pagina separata.
Cum stiu daca factura s-a trimis pe email?
Cum stiu daca factura s-a trimis pe email?
Faptul ca un document a fost trimis pe email este vizibil in:
- rapoartele documentelor emise: pe coloana dedicata statusului, marcajul care indica un plic indica faptul ca acel document a fost trimis ape email. Daca acoo se afiseaza si marcajul "ochi" inseamna ca documentul a fost vizualizat de client (nu doar ca emailul a fost deschis, ci ca documentul a fost vizualizat);
- pagina de vizualizare a unui document trimis, deasupra facturii prin aparitia plicului, respectiv a ochiului;
- in bara laterala a facturi vizualizate, in zona de Informatii.
BINE DE STIUT!
La Mesajele mele (butonul indicat de clopotel din antetul aplicatiei, in coltul din dreapta sus) se afiseaza un mesaj de eroare daca factura nu s-a trimis cu succes catre clientul tau.
