In acest articol
Din SmartBill, poti trimite direct pe email-ul clientilor tai documentele emise, iar in Configurare > Email stabilesti conditiile legate de acesta.
Poti trimite prin email urmatoarele tipuri de documente: facturi, proforme, avize, chitante. Nu poti trimite documente generate extern (incasarile tip OP, mandat postal).
Personalizarea email-ului
Am creat un text sablon pentru email-ul transmis odata cu documentul.
In acest text, # tip document# si #serie numar document# sunt variabile care se preiau direct de pe documentul clientului. Textul poate fi modificat, iar variabilele se pot schimba cu altele din lista de care se afla in partea dreapta, printr-un simplu click:
- Tip Document: factura, proforma, chitanta sau aviz
- Link document: link-ul documentului, prin care clientul il va vizualiza direct
- Numar document: seria si numarul documentului emis
- Total: se preia automat valoarea totala a facturii
- Data emiterii & Data scadentei
- Mentiune: se preiau automat informatiile incluse pe factura in campul Mentiuni
- Nume client: numele firmei clientului tau
- Contact client: numele persoanei de contact a clientului
BINE DE STIUT!
SmartBill permite formatarea mesajului prin inserarea de elemente bold sau italic pe cuvinte cheie selectate de tine:
- Pentru a afisa textul cu formatul bold scrie-l intre: ... <b> ...</b>
- Pentru a afisa textul cu formatul italic scrie-l intre: ...<i> ... </i>.
Dupa ce ai personalizat textul si ai salvat mesajul, nu uita sa apesi Salveaza text email pentru a salva modificarile efectuate!
Trimiterea automata prin Reteaua SmartBill
Atunci cand optiunea este bifata, documentele care se trimit automat pe email sunt trimise implicit si prin Reteaua SmartBill. In categoria documentelor care se pot transmite automat intra recurentele, facturile emise ca urmare a platii online a proformelor si a celor emise prin API.
EXEMPLU
Daca la stabilirea unei facturi recurente ai bifat optiunea Trimite factura automat pe email clientului si ai bifat si optiunea de trimite automata prin Retea (cea din aceasta pagina), atunci factura se va trimite pe ambele canale. Daca nu ai bifat optiunea initiala din pagina de emitere a documentelor, atunci factura nu se va trimite nici prin retea, chiar daca ai activat aceasta functionalitatea.
Server email
Sunt disponibile doua modalitati de transmitere a emailurilor direct catre clientii tai:
- prin serverul SmartBill; se poate utiliza in situatia in care trimiterea documentelor pe email se face manual din SmartBill. Te asiguri doar ca optiunea Vreau sa folosesc serverul meu de email NU este bifata.
- prin intermediul propriului tau server de email: este necesara daca utilizezi API sau modulele SmartBill pentru magazinele online si vrei sa trimiti documentele pe email clientilor direct din magazinul online. Trebuie sa te asiguri ca optiunea Vreau sa folosesc serverul meu de email este bifata si setarile sunt facute corect. La salvarea configurarilor primesti un mesaj de succes daca acestea au fost facute corect.
BINE DE STIUT!
- Recomandam sa folosesti serverul SmartBill pentru trimiterea de emailuri! Avantajele constau in rapiditate, flexibilitate si siguranta in emiterea email-urilor.
- Prin folosirea serverului propriu de email, documentele sunt trimise pe email sub forma de atasament PDF. Din cauza documentelor PDF atasate, multe emailuri sunt catalogate automat ca SPAM, fiind suspecte ca email-uri care contin atasamente ilicite.
Daca folosesti serverul SmartBill pentru trimiterea pe email a documentelor catre clientii tai, primesti un email de informare cu mesajele care nu au putut fi expediate in ziua anterioara.