In acest articol
Din SmartBill, poti trimite clientilor prin email documentele emise pentru acestia: facturi, proforme, avize, chitante. Nu poti trimite documente generate extern (incasarile tip OP, mandat postal).
Exista deja un text standard care poate fi folosit asa cum este, insa ai si optiunea sa il personalizezi si sa configurezi propriul server pentru trimiterea emailului. Modificarile legate de email se fac din pagina Configurare > Email.
Personalizarea email-ului
In pagina Configurare > Email se afiseaza textul care se trimite prin e-mail odata cu documentul. Poti modifica dupa cum doresti atat textul afisat la subiect, cat si mesajul.
In acest text, exista cateva variabile marcate cu #. Acestea sunt informatii care se completeaza automat in functie de document sau client. Astfel, in mesajul trimis clientului, parametrul #tip document# este inlocuit cu factura, aviz, proforma sau chitanta, in functie de documentul pe care il trimiti in acel moment. In cazul parametrului #serie numar document#, se preia in mesaj numarul si seria documentului.
In partea dreapta a paginii, sunt afisate, sub forma unor etichete, toate variabilele pe care le-ai putea adauga in textul email-ului. Sunt disponibile urmatoarele variabile:
- Tip Document: factura, proforma, chitanta sau aviz;
- Link document: link-ul documentului, prin care clientul il va vizualiza direct;
- Numar document: seria si numarul documentului emis;
- Total: se preia automat valoarea totala a facturii;
- Data emiterii & Data scadentei;
- Mentiune: se preiau automat informatiile incluse pe factura in campul Mentiuni;
- Nume client: numele firmei clientului tau;
- Contact client: numele persoanei de contact a clientului.
Pentru a adauga o variabila, plaseaza cursorul in text, acolo unde vrei sa adaugi respectiva informatie si apasa variabila dorita.
BINE DE STIUT!
SmartBill permite formatarea mesajului prin inserarea de elemente bold sau italic pe cuvinte cheie selectate de tine:
- Pentru a afisa textul cu formatul bold, scrie-l intre: ... <b> ...</b>
- Pentru a afisa textul cu formatul italic, scrie-l intre: ...<i> ... </i>.
Dupa ce ai personalizat textul si ai salvat mesajul, nu uita sa apesi butonul Salveaza text email pentru a salva modificarile efectuate!
Server email
Sunt disponibile doua modalitati de transmitere a emailurilor direct catre clientii tai:
- prin serverul SmartBill; se poate utiliza in situatia in care trimiterea documentelor pe email se face manual din SmartBill. Te asiguri doar ca optiunea Vreau sa folosesc serverul meu de email nu este bifata;
- prin intermediul propriului tau server de email: este necesara daca utilizezi API sau modulele SmartBill pentru magazinele online si vrei sa trimiti documentele pe email clientilor direct din magazinul online. Trebuie sa te asiguri ca optiunea Vreau sa folosesc serverul meu de email este bifata si setarile sunt facute corect. La salvarea configurarilor primesti un mesaj de succes daca acestea au fost facute corect.
BINE DE STIUT!
- Recomandam sa folosesti serverul SmartBill pentru trimiterea de emailuri! Avantajele constau in rapiditate, flexibilitate si siguranta in emiterea email-urilor.
- Prin folosirea serverului propriu de email, documentele sunt trimise pe email sub forma de atasament PDF. Din cauza documentelor PDF atasate, multe emailuri sunt catalogate automat drept SPAM, fiind suspecte ca email-uri care contin atasamente ilicite.
Daca alegi serverul SmartBill pentru trimiterea documentelor, vei primi un email de notificare pentru orice mesaj care nu a putut fi livrat in ziua anterioara.