In acest articol
Din SmartBill, poti trimite direct pe email-ul clientilor tai documentele emise, iar in Configurare > Email stabilesti conditiile legate de acesta.
Poti trimite prin email urmatoarele tipuri de documente: facturi, proforme, avize, chitante. Nu poti trimite documente generate extern (incasarile tip OP, mandat postal).
Personalizarea email-ului
Am creat un text sablon pentru email-ul transmis odata cu documentul.
In acest text, # tip document# si #serie numar document# sunt variabile care se preiau direct de pe documentul clientului. Textul poate fi modificat, iar variabilele se pot schimba cu altele din lista de care se afla in partea dreapta, printr-un simplu click:
- Tip Document: factura, proforma, chitanta sau aviz
- Link document: link-ul documentului, prin care clientul il va vizualiza direct
- Numar document: seria si numarul documentului emis
- Total: se preia automat valoarea totala a facturii
- Data emiterii & Data scadentei
- Mentiune: se preiau automat informatiile incluse pe factura in campul Mentiuni
- Nume client: numele firmei clientului tau
- Contact client: numele persoanei de contact a clientului
BINE DE STIUT!
SmartBill permite formatarea mesajului prin inserarea de elemente bold sau italic pe cuvinte cheie selectate de tine:
- Pentru a afisa textul cu formatul bold scrie-l intre: ... <b> ...</b>;
- Pentru a afisa textul cu formatul italic scrie-l intre: ...<i> ... </i>.
Dupa ce ai personalizat textul si ai salvat mesajul, nu uita sa apesi Salveaza text email pentru a salva modificarile efectuate!
Server email
Sunt disponibile doua modalitati de transmitere a emailurilor direct catre clientii tai:
- direct, prin serverul SmartBill: nu necesita configurari suplimentare. Te asiguri ca NU este bifata optiunea Vreau sa folosesc serverul meu de email
- prin intermediul propriului tau server de email: necesita configurari suplimentare. In functie de platforma pe care o utilizezi (Gmail, Yahoo, server propriu), difera si gradul de complexitate al setarilor pe care trebuie sa le efectuezi. Daca vrei sa folosesti propriul server de email la trimiterea facturilor, contacteaza-ne
BINE DE STIUT!
- Recomandam sa folosesti serverul SmartBill pentru trimiterea de emailuri! Avantajele constau in rapiditate, flexibilitate si siguranta in emiterea email-urilor.
- Prin folosirea serverului propriu de email, documentele sunt trimise pe email sub forma de atasament PDF. Din cauza documentelor PDF atasate, multe emailuri sunt catalogate automat ca SPAM, fiind suspecte ca email-uri de atac care contin atasamente ilicite.
Daca folosesti serverul SmartBill pentru trimiterea pe email a documentelor catre clientii tai, primesti un email de informare cu mesajele care nu au putut fi expediate in ziua anterioara.