Statusurile si validarea e-Facturii
In aplicatie, ai permanent informatii ce privesc facturile trimise in SPV, dar si despre ce ar trebui sa faci cu facturile emise. Vei sti care este situatia documentelor de la emitere pana la validarea lor.
Aceste informatii iau si forma unor statusuri indicate de marcaje specifice:
 |
De trimis - e-Factura pe care ar trebui sa o trimiti conform configurarii din aplicatie. |
 |
In curs de trimitere - e-Factura pe care ai ales sa o trimiti si care se afla intr-o „coada de trimitere". |
 |
In validare – e-Factura care a trecut de verificarea interna si a intrat in procesul de verificare la ANAF. |
 |
Valida – in urma verificarii facute de ANAF, e-Factura a fost validata, este incarcata in SPV al firmei tale si al clientului. |
 |
Cu eroare – e-Factura nu a trecut de verificarea SmartBill sau a fost invalidata de ANAF. Ea nu se va regasi in SPV. |
Aceste statusuri sunt vizibile:
- in raportul Facturi emise, pe prima coloana
- in pagina de vizualizare a facturii, in coltul din dreapta sus
- in banda laterala din pagina de vizualizare, in sectiunea informatiilor.
In raportul Facturi emise sunt disponibile filtrari care sa te ajute sa identifici documentele in functie de statusuri sau alti factori care tin de e-Facturi. Mai multe informatii in Filtrari e-Factura.
ATENTIE!
In functie de statusurile e-Factura, anumite actiuni sunt blocate pentru a impiedica dublarea documentelor in SPV si aparitia erorilor sau a diferentelor intre facturile care exista in contul SmartBill si cele care au ajuns in SPV. Astfel, nu poti:
- modifica e-Facturi cu status: In curs de trimitere, In validare
- anula sau sterge e-Facturi cu status: In curs de trimitere, In validare, Valida
- trimite e-Facturi cu status In curs de trimitere, In validare sau Valida atat timp cat nu este modificata
Statusul De trimis
Nu este un status propriu-zis al e-Facturii, ci doar atrage atentia ca factura emisa trebuie sa ajunga in SPV. Acest status este intotdeauna insotit de informatia referitoare la data limita pana la care ar trebui trimisa.
Alternativ, in filtrare exista statusul Nu trebuie trimisa, pentru care nu exista un marcaj specific.
In mod normal, daca nu ai modificat conditiile implicite, De trimis este primit de facturile emise pentru operatorii economici si persoanele fizice din Romania. Mai multe despre acest aspect gasesti in sectiunea Filtrari e-Factura.
BINE DE STIUT!
Legea prevede ca doar acele documente care presupun livrarea bunului sau a serviciului in Romania catre un rezident sa fie trimise in SPV.
Astfel, daca un roman aflat in strainatate comanda ceva unei firme de aici si se inregistreaza cu datele din CI din Romania, factura emisa pentru el nu ar trebui sa fie trimisa in SPV pentru ca produsul este livrat in afara tarii.
Dar pentru ca nu putem identifica locul in care se face livrarea, vom lua in considerare tara care este asociata adresei clientului. Astfel, factura clientului roman din exemplul de mai sus, va fi considerata De trimis, chiar daca ea nu se inscrie legal in aceasta categorie.
Consideram ca tara este Romania si atunci cand clientul nu are completat nimic in campul Tara sau daca are doar semnul minus. Pentru a fi considerat din strainatate, trebuie sa aiba completat/selectat numele real la unei alte tari.
Statusul In curs de trimitere
In functie de numarul de facturi trimise si de functionarea infrastructurii ANAF, acest status poate fi afisat in intervalul de cateva secunde pana la cateva ore (in cazuri exceptionale, pana la 48 de ore).
Este o etapa in care se face si o verificare interna a datelor. In cazul in care documentul are probleme, acesta nu intra in procesul de validare la ANAF si se afiseaza statusul de eroare. Verificarea interna nu inlocuieste procesul de validare de catre ANAF, insa ajuta la identificarea problemelor pe care le poti corecta.
Statusul In validare
Acest status indica faptul ca e-Factura a ajuns la ANAF unde este verificata. Acest proces poate dura si cateva ore. La final, documentul poate primi statusul Valida sau Cu eroare.
Statusul Valida
Statusul este atribuit e-Facturilor care au trecut de validarea ANAF si se afla in SPV. Ele primesc un index de incarcare unic, pe baza caruia e-Factura poate fi identificata in SPV. In cazul lor, butonul Descarca e-Factura validata este activ si permite descarcarea unui fisier ZIP in care sunt arhivate e-Factura trimisa si semnatura/raspunsulANAF.
Aceasta actiune poate fi realizata si din bara laterala, din caseta care informeaza asupra validarii.
Cu eroare
Statusul este asociat e-Facturilor la care au fost identificate probleme la verificarea interna sau care nu au trecut procesul de validare in SPV.
Informatii despre motivele erorii sunt afisate in banda laterala a paginii de vizualizare. In functie de aceste informatii, trebuie sa faci corectii si ajustari pentru a putea reincerca retrimiterea.
Pentru cazul in care este vorba despre erori depistate la verificarea interna, poti afla mai multe din Gestionarea erorilor e-Factura.
In cazul in care eroarea este urmare a verificarii din ANAF, vezi mai multe in Erori la comunicarea cu ANAF.