Inregistrarea manuala a cheltuielilor

Pentru a inregistra manual o cheltuiala acceseaza pagina Emitere > Cheltuiala (poti ajunge aici si daca apesi butonul Cheltuiala care se gaseste in partea dreapta sus in rapoartele Cheltuieli si Situatia platilor).

In partea superioara a paginii de emitere a cheltuielii se afla campurile dedicate informatiilor furnizorului si documentului emis de acesta:

• Furnizor: dupa nume sau CIF. Daca furnizorul exista in nomenclator, il poti selecta din lista derulanta. Daca inregistrezi cheltuiala pentru un furnizor nou, il poti adauga simplu de la  Adauga furnizor. Datele furnizorului completate aici se salveaza in Nomenclatoare > Furnizori;
• Document: selectezi tipul de document emis de furnizor: factura, proforma, bon fiscal, chitanta, ordin de incasare, altul;
• Nr doc: numarul documentului emis de furnizor;
• Moneda: asa cum se regaseste pe documentul furnizorului;
• Data doc: data de emitere a documentului primit de la furnizor. Poti inregistra fara restrictii cheltuieli cu data din trecut, prezent sau viitor;
• Scadenta: scadenta facturii de la furnizor. Scadenta poate fi in trecut, prezent sau viitor. Completarea acestei informatii este utila pentru a avea o situatie clara a platilor;
• Precizie: campul apare doar daca ai bifat in Configurari > Preferinte personale faptul ca folosesti mai mult de 2 zecimale. Aici selectezi numarul de zecimale;

Dupa ce ai completat datele documentului poti sa alegi cum anume vrei sa inregistrezi cheltuiala. Ai de ales intre doua modalitati: Rapid sau Detaliat. In partea dreapta a paginii, apesi optiunea pe care o consideri optima:

• Modul rapid ppresupune completarea unei singure valori, incadrata pe o singura categorie de cheltuiala. Este util cand exista o singura categorie pe factura, de exemplu in cazul unei facturi de utilitati sau cand ai mai multe produse ce sunt tot consumabile. In acest mod nu poti adauga alte linii cu produse sau servicii diferite;
• Modul detaliat permite inregistrarea mai multor tipuri de cheltuieli de pe acelasi document, fiecare cu propriile date. Este alegerea ideala in cazul in care serviciile sau produsele de pe document fac parte din categorii diferite sau valori de TVA diferite.

Indiferent de modalitatea pe care o alegi, pentru fiecare cheltuiala trebuie sa completezi urmatoarele campuri pentru:

• Categoria: alegi din lista tipurilor de cheltuieli, asa cum sunt configurate in pagina Nomenclatoare > Categorii cheltuieli. Mai multe detalii despre aceste categorii gasesti in articolul Categorii cheltuieli

• Descriere: camp optional, pentru cazul in care vrei sa adaugi detalii suplimentare despre cheltuiala;
• Valoare: suma de pe documentul primit de la furnizor;
• Cota TVA: apare doar daca furnizorul a fost inregistrat ca platitor de TVA.

In cazul in care inregistrezi cheltuiala in modul Detaliat, optiunea Mai multe permite afisarea unor campuri suplimentare (UM, Cantitate, Pret unitar, Valoare TVA), astfel incat sa poti completa cat mai detaliat datele de care ai nevoie pentru cheltuiala.

Dupa introducerea tuturor datelor pe cheltuiala, poti opta pentru:

• Salvarea si parasirea ferestrei de inregistrare cheltuiala – apasa Salveaza cheltuiala
• Salvarea si introducerea unei noi cheltuieli –  selecteaza si da click pe Salveaza si adauga alta – astfel, dupa salvarea cheltuielii introduse, ramai in fereastra de introducere a unei noi cheltuieli

Dupa emitere, cheltuielile pot fi vizualizate in Rapoarte > Cheltuieli (raportul cheltuielilor inregistrate in SmartBill), in Rapoarte > Situatia platilor (cheltuielilor inregistrate in program in functie de platile efectuate) si in Cheltuieli pe categorii (cheltuielile grupate in functie de categoria de cheltuiala cu care au fost inregistrate).

In pagina de emitere a cheltuielii exista si optiunea Plateste acum (total sau partial). Daca o bifezi, poti inregistra si plata pentru respectiva cheltuiala, odata cu salvarea acesteia.

Daca bifezi Plateste acum se afiseaza campurile in care stabilesti o modalitate de plata, suma pe care o platesti si tipul de document cu care ai efectuat plata: chitanta, ordin de plata, bon fiscal, mandat postal, card, CEC, bilet ordin sau alta plata.