Actiuni in raportul Facturi emise
In acest articol
In rapoartele documentelor emise, ultima coloana este dedicata actiunilor pe care le putem aplica acestora. Ele sunt afisate daca apesi pe sageata in partea dreapta a raportului, in dreptul fiecarei facturi.
Acestea depind de status sau actiunile anterioare. Asadar, anumite actiuni sunt disponibile pentru toate documentele din raport, iar altele sunt specifice doar anumitor facturi:
- Vizualizeaza: disponibila pentru toate statusurile;
- Modifica: disponibila pentru toate statusurile mai putin pentru Anulata;
- Trimite email: disponibila pentru toate statusurile;
- Incaseaza: disponibila pentru toate statusurile mai putin pentru Incasata si Anulata;
- Storneaza: disponibila pentru toate statusurile mai putin pentru Anulata;
- Anuleaza: disponibila pentru toate statusurile mai putin pentru Anulata;
- Copiaza: disponibila pentru toate statusurile, mai putin daca este vorba de facturi stornate;
- Sterge: disponibila doar pentru ciorne si pentru ultima factura emisa pe o serie;
- Restaureaza: disponibila doar pentru facturile cu status Anulata;
- Salveaza: disponibila pentru facturile cu status Ciorna;
BINE DE STIUT!
In raportul Facturi emise sunt disponibile si doua actiuni in masa: Trimite e-Facturi si Tipareste;
Actiunile sunt posibile (butoanele lor se activeaza), daca selectezi macar o factura. Selectarea facturilor se face prin bifarea casutei aflate in partea stanga a raportului, in dreptul documentelor afisate. Actiunile se vor aplica tuturor documentelor selectate.
Vizualizarea facturii
Facturile pot fi deschise printr-un simplu click pe denumirea documentului (adica pe seria si numarul acesteia). Acest lucru este posibil pe toate facturile din raport, indiferent de statusul sau.
In pagina de vizualizare, se pot efectua operatiuni precum: trimitere pe email, trimiterea e-Facturii, export PDF, tiparire. Statusul facturii in SmartBill este indicat pe banda a carei culoare variaza in functie de acesta.
In partea dreapta sus, este afisat si statusul e-Facturii.
In partea stanga a documentului, se afla o banda care contine doua sectiuni: Informatii si Personalizare.
In sectiunea Informatii gasesti detalii relevante, inclusiv link-uri catre documentele corelate, daca este cazul (de exemplu, avizul pe baza caruia a fost emisa factura). Informatiile sunt grupate in functie de tipul acestora in Actiuni si Mesaje, e-Factura, dar pot fi vizualizate impreuna in sectiunea Toate:
- Actiuni: actiunile efectuate asupra documentului (emitere, trimitere e-Factura, trimitere prin email, returnare, modificare etc), impreuna cu data, ora si numele utilizatorului care a operat respectiva actiune;
- Mesaje: comentariile care sunt trimise clientilor pe email odata cu factura;
- e-Factura: actiunile legate de trimitere in SPV, descarcare XML, statusul sau mesajele de eroare primite de la ANAF;
- Observatii: poti completa aici mentiuni/note de uz intern pe care le poti vizualiza si in coloana Observatii din raport;
- Recurenta: daca factura a fost emisa pe baza unei recurente, sunt disponibile informatii despre statusul recurentei, frecventa si numarul abonamentului;
- Incasari: daca a fost efectuata incasarea pe factura, se afiseaza tipul incasarii, data si valoarea ei; incasarea se poate vizualiza direct de aici.
Personalizare: iti permite sa modifici modul in care arata factura. Poti schimba de aici modelul facturii, culoarea, sigla etc. Pentru mai multe informatii legate de aceasta zona, vezi Personalizare documente si Sigla pe serii
BINE DE STIUT
Schimbarea aspectului unei facturi emise din pagina de vizualizare va afecta doar factura respectiva. Facturile emise in viitor nu sunt modificate si vor pastra vechiul aspect. Doar daca factura este cu status Ciorna, personalizarea facuta de aici se va reflecta si pe documentele emite ulterior. .
Trimiterea pe email a facturilor si incasarea facturilor
Actiunea Trimite email deschide fereastra Trimite catre client, care iti permite sa trimiti documentul clientului pe email.
O factura poate fi trimisa de oricate ori e nevoie, fara sa existe o limitare si fara sa aiba vreo legatura cu procesul de trimitere a e-Facturii. Acesta din urma este obligatorie, pe cand trimiterea pe email este optionala.
Facturile care sunt trimise pe email sunt marcate, langa status, cu un icon ce indica un „plic”.
Mai multe despre trimiterea facturilor in Trimiterea documentului catre client.
Incaseaza este actiunea care permite inregistrarea unei incasari pentru factura. Dupa operarea acesteia, statusul facturii se va modifica in Incasata sau Partiala, in functie de valoarea incasata in raport cu valoarea facturii.
Facturile cu status Anulata si Incasata nu au disponibila aceasta actiune.
Pentru mai multe informatii, vezi Incasarea facturilor.
Modificarea si stornarea facturilor
Actiunea Modifica iti da posibilitatea sa o intervii asupra unei facturi emise. Activarea acestei optiuni deschide automat pagina de modificare a facturii, unde poti schimba orice informatie introdusa initial.
BINE DE STIUT!
Optiunea de modificare este utila daca ai nevoie sa corectezi facturi care nu au fost trimise deja in SPV sau catre contabilitate.
In cazul in care documentul a fost transmis ca e-Factura, este recomandat sa stornezi factura si sa o emiti corect. Te rugam sa discuti cu contabilul firmei tale, in cazul in care se impune modificarea unei facturi care a ajuns deja la contabilitate.
Storneaza deschide automat pagina de emitere a unei facturi storno. Pe factura storno se preiau automat datele clientului catre care ai emis factura initiala si produsele de pe factura cu minus.
Dupa stornare, factura se va regasi in raportul facturilor emise cu statusul Incasata. Nu exista un status specific pentru facturile stornate.
Detalii despre aceste actiuni gasesti in Modificarea facturii si la Stornarea facturii.
Stergerea si anularea facturilor
Stergerea este posibila doar in cazul ultimei facturi emise pe o serie. Aceasta limitare este impusa de obligatia de a avea continuitate in numerotarea unei serii, iar stergerea unei facturi emise in trecut ar afecta acest lucru.
In plus, nu este posibila stergerea facturilor care au fost trimise in S.P.V. In cazul in care factura a fost gresita, si a fost deja trimisa catre ANAF, se recomanda stornarea acesteia.
ATENTIE!
O factura stearsa nu poate fi recuperata, iar numarul facturii se elibereaza si se aloca pentru urmatoarea factura emisa.
Anuleaza este o actiune disponibila pe toate statusurile, mai putin pe cele care sunt anulate. Restrictia apare in cazul in care respectiva factura a fost deja trimisa in SPV .
O factura anulata ramane disponibila in raportul de facturi, isi pastreaza numarul alocat initial pe serie, iar statusul ei se modifica din Emisa in Anulata.
Copierea si restaurarea facturilor
Actiunea Copiaza deschide pagina de emitere a unei noi facturi, cu preluarea datelor (clienti, produse) de pe factura initiala. Aceasta optiune este utila in momentul in care facturezi aceleasi produse, catre aceiasi clienti si nu folosesti sistemul de facturi recurente.
Noua factura primeste urmatorul numar in seria de facturi, acest detaliu fiind si singura diferenta fata de factura pe care ai copiat-o.
Restaureaza este o actiune specifica pentru facturile cu status Anulata. Ea permite readucerea facturii la stadiul initial.