Salvarea tranzactiilor bancare importate din extras
In acest articol
Operatiunile dupa importul fisierului csv in Tranzactii bancare nu au generat inca incasari si plati pur si simplu „se afla” in aplicatie, dar nu au niciun impact. Pentru a inregistra incasari si plati pe baza lor trebuie sa le salvezi.
Poti salva manual fiecare linie in parte sau automat, toate inregistrarile.
Cum se fac asocierile intre extras si documentele din SmartBill?
Pe baza informatiilor identificate in extrasul de cont, SmartBill incearca o potrivire intre inregistrarile din extras si operatiunile/documentele emise din SmartBill, folosindu-se urmatoarele criterii:
- Denumire client/furnizor – se ia in considerare daca se identifica o potrivire exacta sau partiala
- CIF client/furnizor – se ia in considerare doar daca CIF-ul este valid si daca se identifica in SmartBill
- Numele reprezentantului client/furnizor
- IBAN – se ia in considerare doar daca este valid si daca se identifica integral
- Numar si serie factura – se ia in considerare daca se identifica o potrivire exacta sau partiala
- Valoare factura - se cauta dupa valoarea facturii si dupa valoarea restului de plata/incasat
BINE DE STIUT!
Aplicatia va identifica si incasarile inregistrate manual pentru a vedea daca acestea pot fi asociate tranzactiilor.
Pentru ca o tranzactie bancara de pe extras sa fie asociata cu o incasare din aplicatie, trebuie ca:
- incasarea sa fie inregistrata pe contul IBAN al extrasului (daca la inregistrarea manuala nu este trecut si IBAN-ul, nu se va propune asocierea cu tranzactia din extras)
- data cu care a fost inregistrata incasarea sa nu fie la o diferenta mai mare de 2 zile de data tranzactiei de pe extras
- intre suma inregistrata manual si cea a tranzactiei de pe extras sa nu fie o diferenta mai mare de 5%.
In acest caz, in dreptul tranzactiei, pe coloana Doc. de incasare/plata, incasarea manuala sugerata este marcata cu un icon specific.
Calitatea asocierii informatiilor (extras cont versus documente emise in SmartBill) poate fi:
 |
Precizie ridicata - exista elemente care se potrivesc exact cu informatiile din extras, dar asocierea necesita verificare inainte de a fi salvata. |
 |
Precizie scazuta – exista cateva elemente care se potrivesc cu informatiile din extras sau pot exista doar potriviri partiale intre informatii |
 |
Fara asociere – tranzactiile trebuie asociate manual pentru a putea fi salvate. Se inregistreaza doar tipul tranzactiei, nefiind identificate alte informatii pentru asociere. |
ATENTIE!
Pentru ca SmartBill sa poata efectua asocieri cat mai exacte, iti recomandam sa completezi cat mai multe date ale clientilor tai:
- Contul IBAN al firmei-client: astfel, la importul extrasului, SmartBill va putea asocia o plata dupa acest criteriu
- Persoana contact: daca in firmele clientilor exista persoane desemnate/imputernicite sa efectueze plati si persoanele respective isi completeaza numele pe ordinul de plata, atunci SmartBill va identifica aceasta informatie in momentul importului de extras bancar, atata timp cat numele respectiv este completat si in aplicatie
Operatiunile de tip Transferuri - incasari (ce pot fi transferuri de sume din alte conturi ale firmei) si Transferuri - plati (comisioane bancare de exemplu) nu pot fi asociate si pot fi salvate fara aceasta conditie.
Salvarea tranzactiilor se poate face
- Manual, pentru fiecare operatiune in parte – de la ActiuneaSalveaza din dreptul tranzactiei
- In masa, pentru toate tranzactiile selectate - de la actiunea Salveaza activata langa filtrare dupa selectarea a macar unei tranzactii afisate.
ATENTIE!
Butonul Salvare extras salveaza operatiunile cu precizie de potrivire foarte buna si redusa, nu si pe cele cu precizie foarte redusa. In cazul acestor operatiuni este necesara interventia manuala. Mai multe informatii, aici.
In orice moment poti reveni in stadiul de ciorna, pentru orice operatiune care a fost salvata, apasand iconita Reseteaza operatiune („sageata circulara”), de pe coloana Actiuni. Iconita apare doar dupa ce tranzactia a fost validata.
Dublarea tranzactiilor
Daca se identifica tranzactii care au fost importate anterior (prin importul unui alt extras de cont sau al aceluiasi fisier de mai multe ori), acestea vor fi marcate ca dubluri si nu vor putea fi prelucrate pe importul curent. Astfel, statusul lor va fi Dublura si vor fi marcate in Import extras de cont prin status si prin o culoare mai deschisa.
O tranzactie este considerata dublata daca are aceeasi data, valoare si explicatii cu o tranzactie importata anterior.
Poti salva tranzactia marcata ca dublura pe importul curent, doar daca stergi tranzactia dublata din importul anterior, iar apoi faci un recalcul pe importul curent. In acest caz, tranzactia va avea statusul de ciorna si se va incerca identificarea automata a facturii/facturilor pe care se face incasarea.
Reasociere
Recomandam folosirea optiunii de Reasociere in cazul in care, dupa efectuarea importului si inainte de salvarea (finalizarea) acestuia, s-au mai facut si alte importuri, au mai fost emise facturi catre clienti sau au mai fost inregistrate facturi de la furnizori.
Astfel, daca exista documente emise intre timp, prin optiunea Recalcul este posibil ca SmartBill sa identifice noi asocieri.