Importul extrasului de cont
Daca ai un cont bancar deschis la una din bancile pentru care exista implementat importul de extras de cont, poti prelua fisierul de tip csv sau excel in aplicatia SmartBill, atat timp cat nu ai conectat banca la SmartBill.
Pentru a vedea care sunt bancile pentru care se poate face importul extrasului de cont, verifica Contul meu > Integrari, sectiunea Importuri extrase bancare.
BINE DE STIUT!
In cazul in care lucrezi si cu o companie de curierat sau esti integrat cu platforma eMag Marketplace sau folosesti serviciile procesatorilor de plati online (Netopia, EuPlatesc), iti recomandam sa importi si borderourile acestor parteneri. Astfel, se va inregistra usor fiecare incasare pe factura corespunzatoare. Trebuie doar sa ai trecut AWB-ul pe factura (in campul Mentiuni) si aceasta va fi asociata automat cu incasarea.
Tranzactiile care apar in extrasul de cont de la acesti parteneri ar trebui salvate ca Transferuri – Incasari (la Tip operatiune). In acest fel nu mai trebuie asociate cu documente emise de tine.
Modul de lucru recomandat:
- Descarci borderoul e-MAG sau de la curier, il importi si salvezi incasarile dupa ce le-ai asociat facturilor emise de tine (detalii, aici)
- Descarci extrasul bancar, il import si salvezi incasarile de la eMag sau curier ca Transferuri – Incasari (la Tip operatiune).
Importul de extras si borderou se poate face in orice ordine daca operezi in acest fel.
SmartBill va incerca sa asocieze tranzactiile bancare din extras cu documentele emise sau inregistrate in contul tau. Astfel, veti putea sa marchezi rapid si simplu facturile emise ca incasate, de exemplu.
ATENTIE!
Fisierul .csv pe care il importi trebuie sa fie in formatul specific bancii cu care lucrezi. El nu trebuie modificat in niciun fel.
Mai intai, este nevoie sa configurezi contul bancar pentru care vrei sa importi extrasul de cont in Configurare > Conturi bancare.
Daca nu exista cel putin un cont bancar inregistrat in aplicatie, la orice pas pe care il efectuezi in raportul Extrase de cont va aparea o fereastra pentru a inregistra un cont.
BINE DE STIUT!
Ai optiunea de setare a soldului initial pentru fiecare cont bancar. Valoarea introdusa ca sold initial reprezinta soldul de pornire pentru fiecare cont. Nu este obligatoriu sa setezi soldul initial care poate fi introdus sau modificat oricand.
Butonul Optiuni iti permite sa faci anumite reglaje ce privesc conditiile de realizare a importului. Poti:
- Ignora facturile neincasate/neplatite foarte vechi din SmartBill si care nu sunt relevante pentru importul pe care il faci in acel moment. Importul se va realiza mai rapid daca limitezi la o anumita perioada verificarea pe care o face aplicatia atunci cand importi un extras
- Incasa o proforma – caz in care se genereaza automat factura pe baza proformei respective. Factura este cea care se va incasa, ea va primi statusul Incasata
Apasa pe optiunea din dreapta sus, Import extras, si se deschide fereastra in care selectezi contul IBAN si banca. Numarul de extras reprezinta o informatie optionala, de uz intern si nu trebuie completat decat daca doresti.
Dupa import, In raportul apar, linie cu linie, inregistrarile din extrasul de cont care pe care l-ai incarcat in SmartBill. Pentru fiecare tranzactie din extras se incearca asocierea cu unul din documentele inregistrate in aplicatie. In functie de precizia acestei asocieri, fiecare este marcata cu un anumit icon.
ATENTIE!
In aceasta faza, tranzactiile preluate nu sunt salvate. Este nevoie de interventia ta pentru a valida operatiunile: poti salva manual, fiecare linie in parte, sau automat, toate inregistrarile. Mai multe despre acesta in Salvarea tranzactiilor bancare importate din extras .
Categoriile de operatiuni Incasari diverse, Plati diverse, Transferuri sunt disponibile pentru a inregistra in SmartBill toate miscarile de pe contul bancar, astfel incat sa reflecte imaginea corecta a soldului.
BINE DE STIUT!
- In lista apar toate conturile IBAN configurate pe firma, indiferent daca sunt bifate sau nu ca fiind folosite de utilizator
- Moneda se preia automat din configurarile IBAN-ului si nu poate fi schimbata
- Toate operatiunile bancare introduse se vor regasi (in functie de tipul operatiunii) in rapoartele de Incasari, Plati si Documente furnizori
- Ai posibilitatea de a restrictiona drepturile pe acest raport din sectiunea Incasari si plati din meniul Utilizatori, sectiunea Rapoarte