Importul extrasului de cont
In acest articol
Informatii generale despre importul extrasului
Poti importa extrasul tau de cont in SmartBill (fisier CSV sau Excel) daca ai un cont bancar la una dintre bancile pentru care SmartBill a implementat aceasta functionalitate. Aceasta functionalitate asigura inregistrarea rapida a incasarilor si platilor, odata cu actualizarea statusurilor documentelor tale. Astfel, facturile pentru care s-a facut incasarea prin intermediul bancii vor primi la finalul operatiunii statusul Incasata sau Partiala (daca e vorba de o incasare partiala), iar cheltuielile inregistrate vor avea status Platita.
Poti importa extrasul de cont doar daca nu ai conectat aplicatia la banca pentru a prelua automat tranzactiile bancare.
Se poate face import pentru extrasele de la Banca Transilvania, ING, BCR, UniCredit, BRD, Raiffeisen Bank, Libra Bank, OTP, AlphaBank. Lista completa a bancilor pentru care se poate importa extrasul este disponibila in SmartBill, in pagina Contul meu > Integrari, sectiunea Importuri extrase bancare.
BINE DE STIUT!
In cazul in care lucrezi si cu o companie de curierat, esti integrat cu platforma eMag/Fashion Days sau folosesti serviciile procesatorilor de plati online (Netopia, EuPlatesc), iti recomandam sa importi si borderourile acestor parteneri. Astfel, se va inregistra usor fiecare incasare pe factura corespunzatoare. Trebuie doar sa treci AWB-ul pe factura (in campul Mentiuni) si aceasta va fi asociata automat cu incasarea.
Tranzactiile care apar in extrasul de cont de la acesti parteneri ar trebui salvate ca Transferuri – Incasari (la Tip operatiune). In acest fel nu mai trebuie asociate cu documente emise de tine.
Modul de lucru recomandat:
- Descarci borderoul eMAG sau de la curier, il importi si salvezi incasarile dupa ce le-ai asociat facturilor emise de tine (detalii, aici)
- Descarci extrasul bancar, il importi si salvezi incasarile de la eMag sau curier ca Transferuri – Incasari (la Tip operatiune).
Importul de extras si borderou se poate face in orice ordine daca operezi in acest fel.
Pentru a putea prelua extrasul bancar, trebuie ca in aplicatie sa fie deja inregistrat respectivul cont. Conturile bancare se adauga in SmartBill din pagina Configurare > Conturi bancare.
Extrasele de cont se pot obtine/descarca din aplicatiile bancare.
ATENTIE!
Fisierul .csv sau .XML pe care il importi trebuie sa fie in formatul specific bancii cu care lucrezi. El nu trebuie modificat in niciun fel. Este esential sa nu modifici in niciun fel structura extrasului obtinut de la banca.
Importul extrasului bancar
Pentru a importa extrasul bancar in SmartBill, urmeaza pasii:
- Mergi in Rapoarte > Tranzactii bancare;
- de la butonul Optiuni, aflat in partea dreapta, stabilesti conditiile de realizare a importului si a modului in care SmartBill face asocierea cu documentele. Aceste conditii pot fi modificate oricand, inclusiv dupa realizarea importului;
- Apesi butonul Import extras (aflat in partea dreapta sus);
- In fereastra care se deschide, selectezi contul IBAN si banca. Numarul de extras reprezinta o informatie optionala, de uz intern si nu trebuie completat decat daca doresti;
- Apesi optiunea Alege fisier din dreptul campului Fisier pentru a selecta extrasul pe care doresti sa il importi si dupa selectarea acestuia, apesi butonul Importa.
Salvarea tranzactiilor bancare importate prin extras bancar
Dupa importul extrasului, in raportul Tranzactii bancare, sunt afisate toate incasarile si platile de pe acesta. Pentru fiecare tranzactie din extras se incearca asocierea cu unul dintre documentele inregistrate in aplicatie. In functie de precizia acestei asocieri, fiecare tranzactie este marcata cu un anumit marcaj.
ATENTIE!
In aceasta faza, tranzactiile preluate nu sunt salvate. Este nevoie de interventia ta pentru a valida operatiunile: poti salva manual, fiecare linie in parte, sau automat, toate inregistrarile. Mai multe despre aceasta actiune in Salvarea tranzactiilor bancare importate din extras .
Daca ai multe tranzactii bancare fara documente asociate in SmartBill, verifica optiunile care stabilesc modul in care se fac asocierile. Apasa butonul Optiuni si analizeaza conditiile afisate pentru a vedea daca poti imbunatati corelarea tranzactiilor cu documentele:
- Ignora facturile neincasate/neplatite vechi face ca SmartBill sa caute sa asocieze tranzactiile bancare doar cu documente emise in perioada selectata. Implicit, nu se cauta prin documente emise cu mai mult de 30 de zile in urma. Pentru a largi baza documentelor de asociat, mareste acel interval. Pe de alta parte, importul se va realiza mai rapid daca limitezi la o anumita perioada verificarea pe care o face aplicatia atunci cand importi un extras;
- Include si proformele in documentele de incasat permite si asocierea cu proforme emise in perioada selectata, generand automat facturi pe baza proformelor. Facturile emise vor primi automat statusul Incasata, iar proformele statusul Facturata.
Dublarea tranzactiilor
Daca se identifica tranzactii care au fost importate anterior (prin importul unui alt extras de cont sau al aceluiasi fisier de mai multe ori), acestea vor fi marcate cu status Dublura.
O tranzactie este considerata dublata daca are aceeasi data, valoare si explicatii cu o tranzactie importata anterior.