Salvarea, asocierea manuala, modificarea si stergerea asocierii pentru tranzactiile bancare

In raportul Tranzactii bancare poti face mai multe actiuni care depind de statusul tranzactie si de existenta unei asocieri. Aceste actiuni sunt:

• individuale si pot fi declansate de pe coloana Actiuni a raportului, din dreptul fiecarei tranzactiia: asocierea manuala, modificarea unei asocieri, salvarea sau anularea unei asocieri;
• in masa, disponibile in partea stanga sus, sub selectorul IBAN, daca selectezi macar o tranzactie din raport: reasociere si salvare.

Aceasta actiune este esentiala pentru ca atat timp cat tranzactiile bancare nu sunt salvate, in contul SmartBill nu sunt inregistrate respectivele incasari si plati, iar facturile emise de tine si cheltuielile inregistrate in cont nu isi modifica statusul in incasate sau platite.

Doar tranzactiile asociate, indiferent care este precizia acestora, pot fi salvate. Este suficient ca o tranzactie sa fie asociata cu un client sau un furnizor (fara sa fie indicat un document legat de respectivul partener), pentru ca salvarea sa poata fi facuta. Exceptia de la aceasta regula o reprezinta operatiunile de tip Transferuri - incasari (ce pot fi transferuri de sume din alte conturi ale firmei) si Transferuri - plati (de exemplu, comisioane bancare ). Ele nu sunt niciodata asociate cu alte documente si pot fi salvate.

Salvarea tranzactiilor se poate face:

• de la actiunea Salveaza din dreptul unei tranzactii care este deja asociata;
• de la actiunea Asociaza si salveaza din dreptul unei actiuni care nu are asociere, dupa ce faci asocierea manual:
• de la butonul Salveaza in masa.

Aceasta actiune permite modificarea unei asocieri existente (pentru cele care au fost asociate), respectiv realizarea manuala a unei asocieri (pentru cele care nu au fost asociate deloc). Aceasta actiune este disponibila pentru toate tranzactiile cu status Nesalvata (indiferent daca au fost preluate direct din banca sau importate din extras).

Modificarea asocierii se face din raportul Tranzactii bancare, de pe coloana Actiuni. La tranzactiile pentru care nu exista deja o asociere actiunea se numeste Asociaza si salveaza; la cele care au o asociere denumirea este Modifica.

Fereastra care se deschide - numita Modificare tranzactie sau Modificare asociere - iti permite sa faci anumite modificari si sa cauti documentele pentru a face asocierea.

In cazul in care operatiunea este una de Incasare clienti sau Plata furnizori, in partea dreapta a ferestrei se afiseaza lista cu documentele neincasate/neplatite, din care poti selecta documentele pe care doresti sa le asociezi cu incasarea/plata in cauza.

Dupa ce selectezi documentul sau documentele pe care le vrei sa le asociezi, apasa butonul Salveaza din fereastra.

In cazul in care nu a fost identificat clientul/furnizorul, trebuie sa selectezi unul in campul dedicat din partea stanga, pentru ca documentele legate de acesta sa poata fi afisate si asociate. Exista si posibilitatea sa asociezi tranzactia doar cu numele unui client/furnizor, chiar daca nu exista documente care sa poata fi asociate.

Tranzactiile te tip Plati diverse /Transferuri - plati/Transferuri - incasari sunt afisate in fereastra de modificare doar cu datele venite din banca si nu pot fi asociate cu documente din SmartBill.

Informatiile de aici te pot ajuta sa faci asocieri mai precise. 

In cazul in care o tranzactie asociata a fost salvata, poti anula aceasta actiune de la Anuleaza salvarea.

In functie de tipul documentului cu care a fost asociat tranzactiei, dar si actiunile anterioare pot rezulta mai multe situatii:

• daca asocierea salvata a fost facuta automat cu o factura/cheltuiala, sterge documentul generat automat la asociere (plata sau incasarea) si tranzactia va reveni la statusul Nesalvata, cu gradul de precizie initial;
• daca asocierea salvata a fost facuta manual cu o factura/cheltuiala, sterge documentul generat automat la asociere (plata sau incasarea) si tranzactia va reveni la statusul Necesita verificare;
• daca asocierea salvata a fost facuta cu un document de plata/incasare inregistrat in aplicatie inainte, plata sau incasarea nu este stearsa.

In raportul Tranzactii bancare, exista si doua actiuni in masa: Reasociaza si Salveaza disponibile in partea stanga sus, deasupra raportului, langa butonul de filtrare. Ele se activeaza daca selectezi cel putin o tranzactie.

Aceste actiuni iti permit sa lucrezi eficient cand exista multe tranzactii. De exemplu, dupa import/preluare, poti filtra doar tranzactiile asociate cu un grad mare de precizie. Apoi, poti selecta toate aceste tranzactii daca bifezi casuta din partea stanga a bandei negre (capul de tabel al raportului). Butonul Salveaza in masa se activeaza si daca il apesi, toate tranzactiile selectate sunt salvate.

Reasocierea in masa este utila mai ales daca ai inregistrat documente mai vechi in cont dupa importul/preluarea tranzactiilor bancare.

De exemplu, nu ai inregistrat din timp cheltuielile firmei in SmartBill desi le-ai platit. Aceasta situatie face ca in momentul preluarii, pentru respectivele plati sa nu existe documente care sa le fie asociate. Daca inregistrezi apoi aceste cheltuieli in cont, poti merge in raportul Tranzactii bancare sa selectezi tranzactiile pe care le-ai preluat ultima data si sa apesi butonul Reasociaza in masa. Acum aplicatia va tine cont si de noile documente inregistrate si va face asocierile necesare.