Salvarea, asocierea manuala si modificarea asocierii pentru incasarile importate

Aceasta actiune este esentiala deoarece incasarile nu sunt salvate, in contul SmartBill nu sunt inregistrate, iar rapoartele de incasari nu vor tine cont de acestea.

Doar incasarile pentru care exista o asociere pot fi salvate. Este suficient ca asocierea sa fie facuta cu un client (fara sa fie indicat un document legat de respectivul partener), pentru ca salvarea sa poata fi facuta.

Salvarea tranzactiilor se poate face:

• de la actiunea Salveaza din dreptul unei incasari care este deja asociata;
• de la actiunea Asociaza si salveaza din dreptul unei incasari care nu are asociere, dupa ce faci asocierea manual:
• de la butonul Salveaza in masa. Butonul aflat in partea stanga, langa filtrele raportului, se activeaza doar daca selectezi macar o incasare.

La salvare, in raport, incasarea preia statusul Salvata si genereaza automat incasarea in contul SmartBill. Aceasta este afisata pe coloana Doc. de incasare.

Toate incasarile generate se pot vedea in raportul Incasari ca Transferuri – Incasari cu tip document – ramburs.

Asocierea manuala este actiunea care iti permite modificarea unei asocieri existente sau realizarea unei asocieri noi atunci cand SmartBill nu a identificat un document pentru asociere.

Modificarea asocierii se face din raportul Incasari curieri si procesatori, de pe coloana Actiuni. La incasarile pentru care nu exista deja o asociere actiunea se numeste Asociaza si salveaza; la cele care au o asociere denumirea este Modifica.

Fereastra care se deschide, numita Modificare operatiune, iti permite sa faci anumite modificari legate de datele incasarii si sa cauti documentele pentru a face asocierea.

In partea dreapta a ferestrei se afiseaza lista cu documentele neincasate ale clientului. Dupa ce selectezi documentul sau documentele pe care le vrei sa le asociezi, apasa butonul Salveaza operatiunea din fereastra.

In cazul in care nu a fost identificat clientul/furnizorul, trebuie sa selectezi unul in campul dedicat din partea stanga, pentru ca documentele legate de acesta sa poata fi afisate si asociate. Ai si posibilitatea sa asociezi incasarea doar cu un client, chiar daca nu exista documente care sa poata fi asociate.

In cazul in care o incasare asociata a fost salvata, poti anula aceasta actiune de la Anuleaza salvarea.

In functie de tipul documentului cu care a fost asociat tranzactia, dar si actiunile anterioare pot rezulta mai multe situatii:

• daca asocierea salvata a fost facuta automat cu o factura: va sterge documentul generat automat la asociere si incasarea va reveni sa statusul Nesalvata, cu gradul de precizie initial;
• daca asocierea salvata a fost facuta manual cu o factura, va sterge documentul generat automat la asociere si incasarea va reveni la situatia initiala;
• daca asocierea salvata a fost facuta cu un document de incasare inregistrat in aplicatie inainte, incasarea nu este stearsa.

Daca s-au identificat inregistrari care au fost importate anterior (prin importul unui alt fisier sau al aceluiasi fisier de mai multe ori), vor fi marcate in Incasari curieri si procesatori cu statusul Dublura si printr-o culoare mai deschisa.

Singura actiune posibila asupra acestor inregistrari este cea de stergere.

Poti salva incasarea marcata ca dublura pe importul curent doar daca stergi incasarea dublata din importul anterior si apoi faci asocierea pe importul curent. In acest caz, inregistrarea va avea statusul de ciorna si se va incerca identificarea automata a facturii/ facturilor pe care se face incasarea.