Preluarea cheltuielii prin OCR

SmartBill - Preluarea cheltuielilor prin recunoastere de text from SmartBill on Vimeo.

Daca folosesti aplicatia SmartBill pe Android sau iOS ai la dispozitie functionalitatea care permite preluarea cheltuielii cu ajutorul imaginilor.

Poti folosi camera telefonului pentru a realiza fotografii ale documentelor fiscale (bonuri sau facturi). Informatiile necesare sunt preluate si precompletate automat in cheltuiala ce urmeaza sa fie inregistrata.

Astfel, inregistrarea unei cheltuieli se poate face extrem de rapid urmand pasii:

1. selectezi camera telefonului direct din sectiunea Cheltuieli
2. fotografiezi bonul sau factura
3. preiei datele in pagina de cheltuiala si verifica daca sunt corecte
4. salvezi.

Selectarea camerei

Poti accesa camera de fotografiat, de fiecare daca cand este cazul, direct din Cheltuieli.

Camera permite:

• realizarea unei fotografii noi (butonul central);
• preluarea uneia din galeria telefonului (butonul din dreapta jos)

Realizarea fotografiilor

La realizarea fotografiei exista si optiunea care permite activarea lanternei. Utilizarea lanternei este sugerata automat, de fiecare data cand camera sesizeaza o luminozitate insuficienta.

Dupa realizarea fotografiei, esti transferat in ecranul de vizualizare. Ele pot fi prelucrate accesand optiunile din partea de sus. 

Pentru a incepe procesul de preluarea a datelor apasa butonul de confirmare din centrul ecranului.

Atunci cand documentul este prea mare pentru a intra intr-o singura poza, poti realiza mai multe folosind   +. In acest fel, te intorci la camera si poti adauga si alte fotografii, toate fiind prelucrate impreuna. Numarul acestora este indicat intr-o fereastra in partea dreapta jos, cand te afli in ecranul camerei active sau in partea centrala de sus, cand esti in pagina de vizualizare.

Daca ai obtinut toate fotografiile necesare, apasa pe fereastra in care este indicat numarul lor si vei fi transferat in ecranul de vizualizare. 

Preluarea datelor in Cheltuiala

La preluarea datelor exista trei posibile scenarii, in functie de recunoasterea CIF-ului furnizorului:

• Furnizorul este identificat si este deja inregistrat in contul tau
• Furnizorul este identificat, dar nu exista in Nomenclatorul tau
• Furnizorul nu este identificat.

Daca furnizorul este identificat, dar este unul nou, neinregistrat in Nomenclator, se deschide ecranul de Adaugare furnizor. Aici sunt preluate automat datele de identificare ale acestuia, pe baza CIF-ului. 

Poti face modificari daca este cazul si le poti salva. La finalul acestui pas, esti transferat in pagina de inregistrare a cheltuielii.

Daca furnizorul, recunoscut pe baza CIF-ului, este deja salvat in Nomenclator, esti transferat direct in ecranul Cheltuiala noua.

Daca nu se identifica CIF-ul furnizorului, acesta trebuie completat manual, fie prin selectarea din lista celor salvati in SmartBill, fie prin adaugare daca este nou.

Aici, informatiile preluate de pe documentul sunt deja completate in campurile disponibile. Nu se preiau: Descrierea  sau produsele/serviciile de pe document.

Precizia procesului de preluare a datelor depinde de configuratia bonului si a facturii sau de starea fizica a acestora. Relevanta este si calitatea fotografiilor. Este recomandat sa folosesti si functia care permite decuparea (crop) si sa localizezi astfel zonele documentului care contin acele date relevante.

Salvarea

Cheltuiala va fi salvata daca datele obligatorii sunt completate. Informatiile care nu se pot prelua ca urmare a ocerizarii, trebuie adaugate manual.

Imaginile care au servit la inregistrarea cheltuielii raman atasate la aceasta. Ele pot fi accesate oricand de la icon-ul Atasament („agrafa”).

La selectarea acestuia accesezi ecranul in care acestea sunt afisate sub forma de lista. Fiecare imagine poate fi vizualizata, distribuita si stearsa.

Daca doresti sa faci schimbari la o cheltuiala salvata, selectezi icon-ul Modifica („creion”) si esti transferat in ecranul de modificare a acesteia. De aici, poti selecta din nou imaginile atasate prin click pe icon-ul  „agrafa” (cifra de pe aceasta indica numarul fotografiilor). 

Daca deschizi imaginea si faci o modificare (a cel putin uneia daca sunt mai multe), la confirmare/iesire din pagina de vizualizare, se face o noua preluare a informatiilor. Datele existente pot fi suprascrise.

Faptul ca o cheltuiala are atasate fotografii este semnalat si in raportul Cheltuieli prin icon-ul „agrafa”.