Preluarea cheltuielii prin OCR
In acest articol
Daca folosesti aplicatia SmartBill pe Android sau iOS, ai la dispozitie o functionalitate care permite preluarea cheltuielilor cu ajutorul imaginilor.
Poti folosi camera telefonului pentru a realiza fotografii ale documentelor fiscale (bonuri sau facturi), iar informatiile necesare sunt preluate si precompletate automat in cheltuiala ce urmeaza sa fie inregistrata.
Astfel, inregistrarea unei cheltuieli se poate face extrem de rapid urmand pasii:
- selectezi camera telefonului direct din sectiunea Cheltuieli;
- fotografiezi bonul sau factura;
- preiei datele in pagina de cheltuiala si verifica daca sunt corecte;
- salvezi.
Selectarea camerei
Poti accesa camera de fotografiat, de fiecare data cand este cazul, direct din Cheltuieli daca apesi butonul dedicat din partea dreapta sus (indicat de un punct incadrat de patru colturi).
Camera permite:
- realizarea unei fotografii noi, daca apesi butonul butonul central;
- preluarea uneia din galeria telefonului daca folosesti butonul din dreapta jos
Realizarea fotografiilor
La realizarea fotografiei exista si optiunea care permite activarea lanternei. Utilizarea lanternei este sugerata automat, de fiecare data cand camera sesizeaza o luminozitate insuficienta.
Dupa realizarea fotografiei, esti transferat in ecranul de vizualizare, unde aceasta poate fi prelucrata accesand optiunile din partea de sus.
Pentru a incepe procesul de preluare a datelor apasa butonul de confirmare din centrul ecranului.
Atunci cand documentul este prea mare pentru a intra intr-o singura poza, poti realiza mai multe folosind butonul + (plus). In acest fel, te intorci la camera si poti adauga si alte fotografii, toate fiind prelucrate impreuna. Numarul acestora este indicat intr-o fereastra in partea dreapta jos, cand te afli in ecranul camerei active sau in partea centrala de sus, cand esti in pagina de vizualizare.
Daca ai obtinut toate fotografiile necesare, apasa pe fereastra in care este indicat numarul lor si vei fi transferat in ecranul de vizualizare.
Preluarea datelor in Cheltuiala
Exista trei posibile scenarii la preluarea datelor, in functie de recunoasterea CIF-ului furnizorului:
- furnizorul este identificat si este deja inregistrat in contul tau: esti transferat direct in ecranul Cheltuiala noua;
- furnizorul este identificat, dar nu exista in Nomenclatorul tau: se deschide ecranul de Adaugare furnizor. Aici sunt preluate automat datele de identificare ale acestuia, pe baza CIF-ului. Poti face modificari daca este cazul si le poti salva. La finalul acestui pas, esti transferat in pagina de inregistrare a cheltuielii;
- furnizorul nu este identificat: acesta trebuie completat manual, fie prin selectarea din lista celor salvati in SmartBill, fie prin adaugare daca este nou.
BINE DE STIUT!
Intotdeauna, la preluarea cheltuielii, este propus modul rapid de inregistrare a acesteia. Detalii despre modalitatiile de inregistrare a cheltuiuelii gasesti in articolul Inregistrarea manuala a cheltuielilor.
Informatiile preluate de pe documentul sunt deja completate in campurile disponibile. Nu se preiau: Descrierea sau produsele/serviciile de pe document.
ATENTIE!
Este recomandat ca toate datele preluate sa fie verificate inainte de salvarea cheltuielii.
Precizia procesului de preluare a datelor depinde de configuratia bonului si a facturii sau de starea fizica a acestora. Relevanta este si calitatea fotografiilor. Este recomandat sa folosesti si functia care permite decuparea (crop) si sa localizezi astfel zonele documentului care contin acele date relevante.
ATENTIE!
Daca pe bon exista doua sau mai multe cote TVA, nu se preia niciuna (se poate prelua valoarea TVA). Aceasta trebuie selectata manual. Daca se impune inregistrarea separata a valorii pentru fiecare tip de cota TVA, trebuie selectat modul Detaliat de inregistrare.
Salvarea
Cheltuiala va fi salvata daca datele obligatorii sunt completate. Informatiile care nu se pot prelua automat trebuie adaugate manual.
Imaginile care au servit la inregistrarea cheltuielii raman atasate la aceasta. Ele pot fi accesate oricand de la icon-ul Atasament („agrafa”).
La selectarea acestuia, accesezi ecranul in care acestea sunt afisate sub forma de lista. Fiecare imagine poate fi vizualizata, distribuita si stearsa.
Daca doresti sa faci schimbari la o cheltuiala salvata, selectezi icon-ul Modifica („creion”) si esti transferat in ecranul de modificare a acesteia. De aici, poti selecta din nou imaginile atasate prin apasarea pe icon-ul „agrafa” (cifra de pe aceasta indica numarul fotografiilor).
Daca deschizi imaginea si faci o modificare (chiar daca doar uneia dintre imagini), la confirmare sau iesire din pagina de vizualizare, informatiile vor fi preluate din nou. Datele existente pot fi suprascrise.
Faptul ca o cheltuiala are atasate fotografii este semnalat si in raportul Cheltuieli prin icon-ul „agrafa”.
