Sedii secundare

Pentru ca o firma poate avea mai multe sedii/puncte de lucru, SmartBill iti da posibilitatea de a le administra pe toate din acelasi loc. Sectiunea Configurare > Sedii este locul din care poti face lucrul acesta.

Ce sunt sediile secundare si cum se comporta

O firma cu mai multe sedii va avea intotdeauna un sediu principal si unul sau mai multe sedii secundare.

Sediu principal este cel din care se creeaza celelalte sedii. Nu poate exista un sediu secundar independent de un sediu principal. Asadar, un sediu secundar poate fi adaugat prin crearea separata a unui cont SmartBill care sa fie apoi legat de un sediu principal.

Sediile secundare au datele fiscale ale firmei si nu pot emite documente cu alt CIF. In schimb, adresa ce va aparea pe acestea va fi diferita de cea a sediului principal.

Sediile secundare pot prelua configurarile sediului principal, dar isi pot stabili si altele, diferite de acesta (personalizare, cote TVA, limbi, preferinte personale si generale, notificari).

Fiecare sediu secundar are propriile rapoarte si propriii utilizatori.

De pe un sediu secundar poti modifica doar datele acelui sediu (tip de abonament si informatii legate de locatie).

Cum se creeaza un sediu secundar

Pentru a crea un sediu secundar, trebuie sa intri:

• pe pagina Configurari > Date firma si sa apesi optiunea +Adauga sediu secundar (acesta se afla in partea dreapta, sub informatiile optionale);
• pe pagina Configurari > Sedii (pagina este vizibila doar daca ai deja create un sediu secundar sau ai selectat aceasta optiune la crearea contului SmartBill) si sa apesi butonul + Sediu secundar.

Indiferent de pagina din care incepi crearea sediului secundar, parcurgi urmatorii pasi:

• Completezi denumirea si datele privind locul in care se afla sediul secundar;
  • Denumirea sediu: este un nume intern (nu apare pe documentele emise), care te ajuta sa il identifici usor;
  • CIF impozit: in cazul in care punctul de lucru are mai mult de 5 angajati si care au repartizat un CIF folosit doar pentru declararea la fisc a impozitului pe veniturile salariale. Pe documente se va afisa automat CIF-ul firmei, nu cel completat aici.

• Selectezi tipul de abonament pentru sediul secundar;
  • poti alege orice tip de abonament, indiferent de abonamentul sediului principal;

• Alegi ce configurari si informatii preiei din sediul principal pentru sediul secundar;
  • poti sa alegi: personalizarile documentelor, conturile bancare, preferintele generale si notificarile care se trimit clientilor care nu au achitat facturile.
  • toate aceste configurari pot fi schimbate ulterior direct din configurarile sediului secundar;

• Stabilesti care sunt utilizatorii de pe sediul principal care vor avea acces si pe sediul secundar.

Odata cu crearea primului sediu secundar, in Configurare, apare sectiunea Sedii, o lista a tuturor sediilor firmei tale. De aici, poti adauga alte sedii sau poti modifica date legate de cele care functioneaza deja. Mai multe despre aceasta sectiune in articolul Sedii.

Conectarea la o firma cu mai multe sedii si trecerea de la un sediu la altul

In cazul in care vrei sa te conectezi la o firma cu mai multe sedii si ai drepturi de utilizator pe mai multe dintre acestea, la accesarea contului SmartBill se afiseaza lista sediilor. Trebui sa selectezi sediul pe care doresti sa il accesezi.

Daca vrei sa te conectezi la o firma cu mai multe sedii dar nu ai drepturi decat pe unul dintre acestea, vei fi conectat automat fara a fi nevoie de selectarea prealabila a acestuia.

Selectorul firmei/firmelor (disponibil daca apesi pe sageata din antetul aplicatiei, in dreapta numelui firmei), este cel care iti permite sa te conectezi la un alt sediu, din lista Sedii disponibile. Aici o sa fie vizibile toate sediile la care ai acces.

Sediul principal este marcat cu un icon ce teprezinta un steag.

Raportul dintre un sediu principal si unul secundar

Fiecare sediu secundar poate accesa Configurare > Date firma, de unde poate modifica strict informatiile de identificare proprii.

Din sediul principal se pot face modificari pe toate sediile.

Informatiile legate de denumirea firmei, CIF, Registrul comertului, capital social si statutul de platitor TVA se pot edita doar de pe un sediu principal. Actualizarea datelor se face automat pe toate sediile secundare.

Sectiunea Configurare > Sedii este vizibila doar de pe sediile principale.

Fiecare sediu isi poate stabili, independent de celelalte, configurarile din preferintele personale si generale.

De pe un sediu secundar se poate comanda/prelungi un abonament din Contul meu > Comanda doar pentru sediul respectiv.

Din sediul principal se pot face comenzi/prelungi abonamente pentru toate sediile.

Administrarea sediilor secundare se face din sectiunea Configurare > Sedii.

Pentru fiecare sediu secundar se afiseaza: Denumirea, Tipul (principal sau secundar), Adresa, Localitatea, Judetul, Tara, Tipul de abonament (ex: Facturare – Platinum, Gestiune – Plus), Data expirarii, Starea Abonamentului (activ sau inactiv).

Actiunile disponibile pe sedii sunt:

• Modifica: deschide fereastra in care poti modifica denumirea si informatiile legate de adresa. Nu se poate schimba tipul de sediu;
• Comanda abonament: iti deschide fereastra in care poti sa stabilesti tipul de abonament pe care il doresti, perioada si modul in care vrei sa faci plata acestuia.