Importul borderoului si asocierea incasarilor cu documente
In acest articol
Importul borderoului
Pentru a importa borderourile, acceseaza pagina Rapoarte > Incasari curieri si procesatori.
Inainte de a incepe importul, asigura-te ca ai fisierul de tip .xls sau .xlsx ce poate fi importat.
ATENTIE!
Este foarte important sa nu modifici fisierul pe care il primesti. Exista cazuri in care borderoul pe care il descarci de pe contul tau la firma de curierat, nu are acelasi format ca cel pe care firma respectiva il trimite pe mail. Acesta din urma este formatul pentru care s-a facut integrarea, iar importul nu va functiona decat in aceste modele.
Dupa efectuarea viramentului bancar in contul firmei tale, curierul iti trimite borderoul platilor efectuate, cu precizarea sumelor pe AWB-uri. Acest borderou, in format Excel (.xls sau .xlsx) trebuie importat in aplicatie, ceea ce presupune in realitate doua lucruri:
- toate incasarile de pe borderou sunt afisate in raport;
- se incearca identificarea in cont a documentelor (facturi sau proforme) care sa corespunda incasarilor.
Importul borderoului se face urmand pasii:
- Apesi butonul Import borderou aflat in partea dreapta sus a paginii;
- Selectezi denumirea firmei care a emis borderoul si moneda acestuia in fereastra care se deschide (numarul de borderou reprezinta o informatie optionala care te poate ajuta la identificarea ulterioara a importului);
- Completezi data inregistrarii incasarilor (actiune optionala) si apesi Alege fisier pentru a selecta borderoul pe care doresti sa il importi.
BINE DE STIUT!
Pentru ca, de cele mai multe ori, pe un borderou fiecare tranzactie poate avea o data diferita, incasarile sunt greu de urmarit.
Campul Data inregistrarii incasarilor, iti permite sa adaugi o data (ideal, data la care au intrat in contul bancar banii de la firma de curierat/procesator) care va fi preluata automat pe toate tranzactiile de pe borderou. In acest fel, incasarile pentru documentele respective vor fi inregistrate cu data intrarii banilor in contul bancar, iar urmarirea acestora se va putea face usor.
La preluarea tranzactiilor, apare o fereastra care indica evolutia procesului.
Pentru ca acesta poate sa dureze in functie de cantitatea de date care se preia, poti:
- Ascunde: fereastra dispare si poti face alte operatiuni in aplicatie, in orice alta sectiune. Pentru a revedea fereastra de progres, apasa Detalii din dreptul informatiilor despre import, afisate in partea dreapta sus, sub butonul Import borderou;
- Intrerupe: importul/este intrerupt dupa ce actiunea este confirmata. In cazul intreruperii, nu se va retine in cont niciuna dintre incasari de pe borderou.
Dupa ce importul este procesat, in raportul Incasari curieri si procesatori sunt afisate, linie cu linie, inregistrarile din borderoul preluat.
ATENTIE!
In aceasta faza, operatiunile sunt afisate in acest raport, dar nu sunt salvate – de aici si statusul Ciorna care apare in dreptul lor.
Este nevoie de interventia ta, pentru a valida asocierile: poti salva manual, fiecare linie in parte, sau automat, toate inregistrarile. Mai multe informatii despre salvare in Salvarea operatiunilor din borderoul de incasari
Toate importurile de borderouri sunt afisate si pot si accesate din raportul Raportul Preluari si importuri tranzactii.
Asocierea incasarilor cu documente
Pe baza informatiilor identificate, se incearca o potrivire intre inregistrarile din borderou si documentele emise din SmartBill. Practic, odata cu importul, pentru fiecare linie se face o propunere de asociere intre incasare si factura/proforma de incasat, folosind urmatoarele criterii de imperechere:
- Numarul de AWB – daca exista in SmartBill, legat de documentul emis;
ATENTIE!
Pentru asocierea exacta intre incasarile din borderou si documentele din SmartBill, adauga numarul AWB-ului pe factura, de exemplu in campurile Aviz insotire sau Mentiuni.
- Numele clientului;
- Suma incasata.
In raport, in partea stanga a fiecarei linii este afisata o iconita care indica calitatea asocierii pe care a facut-o aplicatia:
 |
Precizie ridicata - marcata cu un icon albastru aceasta tranzactie este asociata in urma identificarii partenerului si a valorii exacte. |
 |
Precizie scazuta – marcata cu un icon gri, aceasta tranzactie este asociata cu un document pentru care a fost identificat doar partenerul. In acest caz suma nu corespunde exact |
 |
Fara asociere – tranzactiile trebuie asociate manual pentru a putea fi salvate. Un icon portocaliu indica ca nu a fost identificat in SmartBill niciun document care sa poata fi asociat incasarii. |
 |
Dublate |
Poti calibra conditiile in care se face asocierea cu documentele. Apasa butonul Optiuni si analizeaza conditiile afisate pentru a vedea daca poti imbunatati corelarea tranzactiilor cu documentele:
- Ignora facturile neincasate mai vechi: iti da posibilitatea sa extinzi sau sa reduci perioada de emitere a documentelor pentru care se face asocierea. O perioada extinsa poate creste sansa de a identifica documente de incasat, dar va creste durata procesului de import;
- Include si proformele in documentele de incasat – caz in care se genereaza automat factura pe baza proformei respective, iar factura va primi statusul Incasata.
BINE DE STIUT!
Asocierea incasarilor se poate face si de la:
- butonul Reasociaza, daca selectezi macar una din incasarile pe care vrei sa le asociezi;
- actiunea Modifica din dreptul incasarilor din raport.
