Intrebari frecvente despre e-Factura
BINE DE STIUT!
Trimiterea e-Facturii din SmartBill:
- e gratuita. Indiferent de abonamentul SmartBill pe care il ai, poti trimite e-Facturi fara vreun cost suplimentar;
- este posibila doar daca ai autorizat contul SmartBill in S.P.V. (autorizarea poate fi facuta de firma ta de contabilitate sau de oricine are certificat digital si acces in S.P.V. al firmei tale;
- se face direct din aplicatie, fara sa fie nevoie de altceva decat o conexiune la internet (nu e nevoie de certificat digital sau alt gen de token);
- fara sa fie nevoie de contabil (chiar daca el a facut autorizarea);
- poate fi facuta de oricine are si drept de vizualizare a facturilor in contul SmartBill;
- presupune o simpla apasare de buton!
Ce este e-Factura?
E-Factura este un fisier electronic (in format .xml) care contine, intr-o forma standardizata si codificata, toate informatiile care se gasesc pe o factura propriu-zisa. Acest fisier trebuie transmis catre ANAF prin SPV-ul firmei care a emis factura. Fisierul va ajunge, in acelasi timp si in SPV-ul clientului daca acesta are definit unul.
Cine trebuie sa trimita e-Factura?
Astazi, pana la finele anului 2023, trebuie sa trimiti e-Factura daca:
- emiti facturi catre institutii/companii publice;
- vinzi unei firme romanesti produse cu risc fiscal ridicat;
- oferi servicii de turism si au fost achitate cu tichete de vacanta.
BINE DE STIUT!
De la 1 ianuarie 2024, trebuie sa trimiti e-Factura daca:
- vinzi produse/prestezi servicii pentru institutii/companii publice;
- vinzi produse/prestezi servicii pentru operatori economici inregistrati in Romania;
- oferi servicii de turism ce au fost achitate cu tichete de vacanta.
Ce inseamna B2G, B2B, B2C?
Aceste trei abrevieri se refera la tipul partenerilor ce intra intr-o relatie comerciala. Adica cine emite factura (cine e furnizorul) si cine o primeste (cine este clientul):
- B2G = Business to Goverment – adica de la o firma privata catre o institutie publica;
- B2B = Business to Business – adica de la o firma privata catre o alta firma privata;
- B2C = Business to Consumer – adica de la o firma privata catre o persoana fizica.
Si firmele care presteaza servicii trebuie sa trimita e-Facturi?
Astazi, indiferent de serviciul prestat, o companie trebuie sa trimita e-Factura in SPV atat timp cat clientul este o institutie/companie de stat.
BINE DE STIUT!
De la 1 ianuarie, intra in vigoare obligativitate trimiterii e-Facturii si daca prestezi servicii in tara pentru operatori economici privati (nu si persoane fizice). Asadar, atat timp cat serviciul este prestat in Romania pentru un operator economic plubic sau privat trebuie trimisa e-Factura.
Si firmele care nu sunt platitoare de TVA trebuie sa trimita e-Facturi?
Legislatia nu face nicio diferenta intre platitori sau neplatitori de TVA. Asadar, toti operatorii economici trebuie sa respecte legislatia referitoare la e-Factura.
Eu nu vand nici produse cu risc fiscal, nu facturez catre institutii publice si nu incasez cu vouchere, este obligatorie e-Factura pentru mine?
Nu, pana in data de 1 ianuarie 2024 nu trebuie sa trimiti e-Facturi in SPV, decat in situatiile enumerate. Incepand cu acea data apar schimbari.
BINE DE STIUT!
Incepand cu data de 1 ianuarie 2024 nu mai conteaza daca vinzi sau nu produse cu risc fiscal. Daca facturezi orice fel de produs sau serviciupentru o firma (sau PFA sau orice agent economic) din Romania, trebuie satrimiti e-Factura in SPV.
Lucrez cu institutii publice, insa nu vand produse cu risc fiscal. Trebuie sa incarc facturile in SPV?
E adevarat, e-Factura trebuie trimisa de fiecare data cand contine produse cu risc fiscal. Dar aceasta regula se aplica doar daca vorbim de tranzactii B2B (business to business).
In acelasi timp, este obligatoriu sa trimiti e-Factura de fiecare data cand clientul este o institutie/companie de stat, in tranzactiile de tip B2G (business to government) indiferent de produsul sau serviciul care este facturat.
BINE DE STIUT!
De la 1 ianuarie 2024, va trebui sa trimiti e-Facturile in S.P.V. de fiecare daca cand vinzi produsele tale (chiar daca nu sunt cu risc fiscal) si pentru operatorii economici privati, nu doar pentru institutii publice.
Cu ce se poate deschide fisierul .XML pentru a vedea cum se exporta catre SPV si daca datele din ea sunt corecte?
Fisierul .XLM poate fi vizualizat in Notepad sau WordPad, dar nu vei regasi denumirile campurilor asa cum se regasesc ele pe o factura „clasica”, ci coduri care le sunt corespondente. Cu toate astea, in e-Factura ar trebui sa se regasesca toate informatiile pe care le-ai completat inainte de emitere.
Factura trebuie transmisa mai intai in e-Factura si abia apoi la client? Trebuie sa astept o confirmare din e-Factura si abia apoi pot sa o trimit si clientului?
Nu exista nicio regula de acest fel, factura poate fi transmisa clientului sau catre ANAF in ce ordine doresti. Este important sa stii ca odata trimisa in SPV o factura este considerata trimisa clientului si nu mai poate fi anulata.
Este nevoie sa trimit e-Facturile in fiecare zi?
Poti trimite e-Factura imediat dupa emitere, dar o poti face si in zilele urmatoare. De la 1 ianuarie 2024, legea impune o limita de 5 zile din momentul emiterii pana in momentul in acre este trimisa in SPV.
Dar trimiterea imediata este cea mai sigura metoda prin care te asiguri ca nu vei uita.
Exista sanctiuni daca nu trimit e-Factura?
In acest moment, legea nu prevede sanctiuni in cazul in care nu trimiti e-Factura, dar e foarte probabil ca aceasta situatie sa se schimbe incepand cu ianuarie 2024.
Am o pensiune si facturez des pentru clienti persoane fizice care platesc cu vouchere de vacanta. Ei cum au acces la factura din moment ce nu au cont in SPV?
Clientilor persoane fizice le puteti preda factura „clasica” pe email sau tiparita. E-Factura nu este decat un format diferit al documentului pe care il generezi. Cele doua formate ale documentului de vanzare nu se exclud reciproc, iar obligatia de a o transmite clientului intr-o forma care lui sa ii fie accesibila este obligatorie.
Asadar trimiterea e-Facturii in SPV nu impiedica transmiterea ei prin alte canale si in alte formate.
De unde poate avea acces un client la e-Factura pe care am trimis-o in SPV?
Clientul poate descarca e-Factura din propriul cont lui de SPV. Este obligatoriu deci ca el sa aiba un astfel de cont creat la ANAF, pentru ca nu are acces la SPV-ul firmei tale.