Intrebari frecvente despre e-Factura

Ce este e-Factura?

E-Factura este un fisier electronic (in format .xml) care contine, intr-o forma standardizata si codificata, toate informatiile care se gasesc pe o factura propriu-zisa. Acest fisier trebuie transmis catre ANAF prin SPV-ul firmei care a emis factura. Fisierul va ajunge, in acelasi timp si in SPV-ul clientului daca acesta are definit unul.

Cine trebuie sa trimita e-Factura?

De la 1 ianuarie 2024, trebuie sa trimiti e-Factura daca:

• vinzi produse/prestezi servicii pentru institutii/companii publice;
• vinzi produse/prestezi servicii pentru operatori economici inregistrati in Romania;
• oferi servicii de turism ce au fost achitate cu tichete de vacanta.

Si firmele care presteaza servicii trebuie sa trimita e-Facturi?

De la 1 ianuarie, intra in vigoare obligativitatea trimiterii e-Facturii si daca prestezi servicii in tara pentru operatori economici (nu si persoane fizice). Asadar, atat timp cat serviciul este prestat in Romania pentru un operator economic public sau privat, trebuie trimisa e-Factura.

Si firmele care nu sunt platitoare de TVA trebuie sa trimita e-Facturi?

Legislatia nu face nicio diferenta intre platitori sau neplatitori de TVA. Asadar, toti operatorii economici trebuie sa respecte legislatia referitoare la e-Factura.

Eu nu vand nici produse cu risc fiscal, nu facturez catre institutii publice si nu incasez cu vouchere, este obligatorie e-Factura pentru mine?

Nu este relevant daca vinzi sau nu produse cu risc fiscal. Daca facturezi orice fel de produs sau serviciu pentru o firma (sau PFA sau orice agent economic) din Romania, trebuie sa trimiti e-Factura in SPV.

Cu ce se poate deschide fisierul .XML pentru a vedea cum se exporta catre SPV si daca datele sunt corecte?

Fisierul .XLM poate fi vizualizat in Notepad sau WordPad, dar nu vei regasi denumirile campurilor asa cum se regasesc ele pe o factura „clasica”, ci coduri care le sunt corespondente. Cu toate astea, in e-Factura ar trebui sa se regasesca toate informatiile pe care le-ai completat inainte de emitere.

Factura trebuie transmisa mai intai in e-Factura si abia apoi la client? Trebuie sa astept o confirmare din e-Factura si abia apoi pot sa o trimit si clientului?

Daca clientul tau este un operator economic din Romania, factura trebuie trimisa doar in SPV, iar el are obligatia de a o prelua de acolo. De la 1 iulie, e-Factura este singura forma recunoscuta din punct de vedere fiscal. Asadar, nu mai e cazul sa trimiti factura in alt format clientului.

Este nevoie sa trimit e-Facturile in fiecare zi?

Poti trimite e-Factura imediat dupa emitere, dar o poti face si in zilele urmatoare. De la 1 iulie 2024, legea impune o limita de 5 zile calendaristice din momentul emiterii pana in momentul in care este trimisa in SPV.

Exista sanctiuni daca nu trimit e-Factura?

Se aplica sanctiuni atat in caz de e-Facturile nu sunt trimise in SPV (sau nu sunt trimise in termenul de 5 zile calendaristice), cat si daca inregistrarea in contabilitate nu este facuta pe baza e-Facturii. Valoarea sanctiunilor depinde de marimea firmei si sunt cuprinse intre 1.000 si 10.000 de lei.

Am o pensiune si facturez des pentru clienti persoane fizice care platesc cu vouchere de vacanta. Ei cum au acces la factura din moment ce nu au cont in SPV?

Clientilor persoane fizice le poti preda factura "clasica" pe email sau tiparita. E-Factura nu este decat un format diferit al documentului pe care il generezi. Cele doua formate ale documentului de vanzare nu se exclud reciproc, iar obligatia de a o transmite clientului intr-o forma accesibila este obligatorie. Asadar, trimiterea e-Facturii in SPV. nu impiedica transmiterea ei prin alte canale si in alte formate.

De unde poate avea acces un client la e-Factura pe care am trimis-o in SPV? 

Clientul poate descarca e-Factura din propriul lui cont de SPV. Este obligatoriu deci ca el sa aiba un astfel de cont creat la ANAF.