Intrebari frecvente despre e-Factura
BINE DE STIUT!
Trimiterea e-Facturii din SmartBill:
- e gratuita. Indiferent de abonamentul SmartBill pe care il ai, poti trimite e-Facturi fara vreun cost suplimentar;
- este posibila doar daca ai autorizat contul SmartBill in S.P.V. (autorizarea poate fi facuta de firma ta de contabilitate sau de oricine are certificat digital si acces in S.P.V. al firmei tale;
- se face direct din aplicatie, fara sa fie nevoie de altceva decat o conexiune la internet (nu e nevoie de certificat digital sau alt gen de token);
- fara sa fie nevoie de contabil (chiar daca el a facut autorizarea);
- poate fi facuta de oricine are si drept de vizualizare a facturilor in contul SmartBill;
- presupune o simpla apasare de buton!
Ce este e-Factura?
E-Factura este un fisier electronic (in format .xml) care contine, intr-o forma standardizata si codificata, toate informatiile care se gasesc pe o factura propriu-zisa. Acest fisier trebuie transmis catre ANAF prin SPV-ul firmei care a emis factura. Fisierul va ajunge, in acelasi timp si in S.P.V.-ul clientului daca acesta are definit unul.
Cine trebuie sa trimita e-Factura?
De la 1 ianuarie 2024, trebuie sa trimiti e-Factura daca:
- vinzi produse/prestezi servicii pentru institutii/companii publice;
- vinzi produse/prestezi servicii pentru operatori economici inregistrati in Romania;
- oferi servicii de turism ce au fost achitate cu tichete de vacanta.
Si firmele care presteaza servicii trebuie sa trimita e-Facturi?
De la 1 ianuarie, intra in vigoare obligativitatea trimiterii e-Facturii si daca prestezi servicii in tara pentru operatori economici (nu si persoane fizice). Asadar, atat timp cat serviciul este prestat in Romania pentru un operator economic public sau privat, trebuie trimisa e-Factura.
Si firmele care nu sunt platitoare de TVA trebuie sa trimita e-Facturi?
Legislatia nu face nicio diferenta intre platitori sau neplatitori de TVA. Asadar, toti operatorii economici trebuie sa respecte legislatia referitoare la e-Factura.
Eu nu vand nici produse cu risc fiscal, nu facturez catre institutii publice si nu incasez cu vouchere, este obligatorie e-Factura pentru mine?
Nu este relevant daca vinzi sau nu produse cu risc fiscal. Daca facturezi orice fel de produs sau serviciu pentru o firma (sau PFA sau orice agent economic) din Romania, trebuie sa trimiti e-Factura in S.P.V.
Cu ce se poate deschide fisierul .XML pentru a vedea cum se exporta catre SPV si daca datele sunt corecte?
Fisierul .XLM poate fi vizualizat in Notepad sau WordPad, dar nu vei regasi denumirile campurilor asa cum se regasesc ele pe o factura „clasica”, ci coduri care le sunt corespondente. Cu toate astea, in e-Factura ar trebui sa se regasesca toate informatiile pe care le-ai completat inainte de emitere.
Factura trebuie transmisa mai intai in e-Factura si abia apoi la client? Trebuie sa astept o confirmare din e-Factura si abia apoi pot sa o trimit si clientului?
Nu exista nicio regula de acest fel, factura poate fi transmisa clientului sau catre ANAF in ce ordine doresti. Este important sa stii ca, odata trimisa in S.P.V., o factura este considerata trimisa clientului si nu mai poate fi anulata.
Este nevoie sa trimit e-Facturile in fiecare zi?
Poti trimite e-Factura imediat dupa emitere, dar o poti face si in zilele urmatoare. De la 1 ianuarie 2024, legea impune o limita de 5 zile din momentul emiterii pana in momentul in care este trimisa in S.P.V.
Exista sanctiuni daca nu trimit e-Factura?
In acest moment, legea nu prevede sanctiuni in cazul in care nu trimiti e-Factura, dar aceasta situatie se va schimba incepand cu iulie 2024.
Am o pensiune si facturez des pentru clienti persoane fizice care platesc cu vouchere de vacanta. Ei cum au acces la factura din moment ce nu au cont in SPV?
Clientilor persoane fizice le poti preda factura "clasica" pe email sau tiparita. E-Factura nu este decat un format diferit al documentului pe care il generezi. Cele doua formate ale documentului de vanzare nu se exclud reciproc, iar obligatia de a o transmite clientului intr-o forma accesibila este obligatorie. Asadar, trimiterea e-Facturii in S.P.V. nu impiedica transmiterea ei prin alte canale si in alte formate.
De unde poate avea acces un client la e-Factura pe care am trimis-o in SPV?
Clientul poate descarca e-Factura din propriul lui cont de S.P.V. Este obligatoriu deci ca el sa aiba un astfel de cont creat la ANAF.