Asocierea tranzactiilor bancare cu documente si salvarea lor
Tranzactiile bancare preluate direct din banca sau importate din extras sunt asociate automat cu documentele din aplicatie, odata cu aceste actiuni.
Atentie, asocierea se face automat odata cu preluarea din banca daca folosesti optiunea Preia si asociaza tranzactii de la butonul de preluare. In cazul in care nu se face nicio asociere, foarte probabil ai folosit optiunea Preia tranzactii. Sageata atasata butonului de preluare permite modificarea optiunii la preluare.
Procesul de asociere presupune mai multe etape (invizibile pe interfata). In primul rand, se vor cauta similaritati printre incasarile si platile inregistrate manual si printre facturile, proformele si cheltuielile pentru care nu exista documente de incasare si plata.
Asocierea tine cont de urmatoarele date:
- denumirea partenerului: trebuie sa fie o corespondenta perfecta intre numele inregistrat in aplicatie si cel care vine din banca;
- valoare: pentru documentele care se afiseaza in coloana Documente asociate valoarea trebuie sa fie exacta. Daca nu se identifica un astfel de document, acesta nu este afisat;
- pentru incasarile/platile inregistrate manual si afisate pe Doc de incasare/plata se accepta o abatere de +/-3%;
- data: intre data tranzactiei bancare si a documentului din SmartBill nu trebuie sa existe o diferenta mai mare de 3 zile (criteriul se aplica cand se face asocierea cu un document de incasare/plata inregistrat manual);
- CIF-ul partenerului si IBAN-ul de pe care se face incasarea, atunci cand se pot identifica.
ATENTIE!
Pentru ca SmartBill sa poata efectua asocieri cat mai exacte, iti recomandam sa completezi cat mai multe date ale clientilor tai:
- Contul IBAN al firmei-client: astfel, la import/preluare, SmartBill va putea asocia o plata dupa acest criteriu
- Persoana de contact: daca in firmele clientilor exista persoane desemnate/imputernicite sa efectueze plati si acestea isi completeaza numele pe ordinul de plata, SmartBill va identifica corespondenta daca numele este completat si in nomenclator, la datele firmelor.
La final, se pot salva asocieri cu:
- facturi/proforme neincasate, afisate pe coloana Documente asociate;
- cheltuieli neplatite, afisate pe coloana Documente asociate;
- incasari inregistrate manual cu sau fara facturi/proforme legate de ele, se afiseaza in coloana Doc. de plata/incasare si vor fi insotite de un marcaj specific;
- plati inregistrate manual cu sau fara cheltuieli inregistrate, se afiseaza in coloana Doc. de plata/incasare si vor fi insotite de un marcaj specific.
BINE DE STIUT!
Unei tranzactii ii pot fi asociate mai multe documente:
- atunci cand sunt incasate/platite printr-o singura operatiune bancara mai multe documente. In acest caz, sunt afisate in coloana Documente asociate
- atunci cand pentru un document (factura/proforma/cheltuiala) a fost inregistrata si o incasare/plata manuala. In acest caz, sunt vizibile atat pe Doc. de plata/incasare, cat si pe Documente asociate.
In urma asocierii, tranzactiile sunt marcate in functie de gradul de precizie al asocierii propuse.
Exista 3 astfel de situatii care insotesc tranzactiile asociate:
 |
Precizie ridicata - marcata cu un icon albastru aceasta tranzactie este asociata in urma identificarii partenerului si a valorii exacte. |
 |
Precizie scazuta – marcata cu un icon gri aceasta tranzactie este asociata cu un document pentru care a fost identificat doar partenerul. In acest caz suma nu corespunde exact |
 |
Fara asociere – marcata cu un icon portocaliu care indica ca nu a fost identificat in SmartBill suficiente informatii care sa permita o asociere. Tranzactiile trebuie asociate manual pentru a putea fi salvate. |
BINE DE STIUT!
Platile facute cu cardul la POS nu vor putea fi asociate cu documente din aplicatie. Pentru acest tip de tranzactii nu putem identifica furnizorul si in aceasta situatie nu se va propune nimic pentru asociere. Asocierea poate fi facuta manual.
Exista posibilitatea sa apara, in situatii speciale, tranzactii marcate cu eroare. De exemplu, stergi o factura asociata tranzactiei si apoi incerci sa salvezi tranzactia sau incerci salvarea tranzactiei pe un cont fara drepturi.
Tranzactiile cu eroare sunt marcate cu rosu si sunt insotite de informatii suplimentare care explica motivul aparitiei problemei.
BINE DE STIUT!
Aplicatia va identifica si incasarile inregistrate manual pentru a vedea daca acestea pot fi asociate tranzactiilor.
Pentru ca o tranzactie bancara de pe extras sa fie asociata cu o incasare din aplicatie, trebuie ca:
- incasarea sa fie inregistrata pe contul IBAN al extrasului (daca la inregistrarea manuala nu este trecut si IBAN-ul, nu se va propune asocierea cu tranzactia din extras);
- data cu care a fost inregistrata incasarea sa nu fie la o diferenta mai mare de 2 zile de data tranzactiei de pe extras;
- intre suma inregistrata manual si cea a tranzactiei de pe extras sa nu fie o diferenta mai mare de 5%.
In acest caz, in dreptul tranzactiei, pe coloana Doc. de incasare/plata, incasarea manuala sugerata este marcata cu un icon specific.
Tranzactiile pot fi marcate in raport cu un avertisment langa eticheta de status atunci cand valoarea tranzactiei este diferita de cea a documentului de incasare/plata inregistrat manual in aplicatie.
Sub aceste tranzactii sunt date detalii cu privire la diferenta intre cele doua valori.
BINE DE STIUT!
Asocierea tranzactiilor se poate face si de la:
- butonul Reasociaza, dupa ce selectezi tranzactiile pe care vrei sa le asociezi;
- actiunea Modifica din dreptul operatiunii bancare care sunt asociate. Mai multe informatii despre asta in articolul Salvarea, asocierea manuala, modificarea si stergerea asocierii pentru tranzactiile bancare
