Tranzactii bancare

Raportul Tranzactii bancare iti ofera imaginea centralizata a incasarilor si a platilor efectuate prin banca. Practic, este echivalentul registrului de casa pentru operatiunile bancare. El este disponibil in meniul Rapoarte - Banci, curieri si procesatori > Tranzacti bancare.

In primul rand, este nevoie sa configurezi contul bancar pentru care vrei sa importi extrasul de cont, in meniul Configurare > Conturi bancare.

In raport, tranzactiile bancare inregistrate (prin import sau manual) sunt afisate in functie de contul bancar selectat, cu urmatoarele informatii:

• Data: data operatiunii bancare
• Client/Furnizor: numele clientului/furnizorului care a facut/pentru care s-a facut operatiunea
• Doc. de incasare/plata: incasarile sau platile asa cum au fost ele inregistrate in SmartBill dupa salvarea asocierii
• Explicatie: un rezumat cu informatiile tranzactiei la care se adauga detaliile acesteia, asa cum sunt ele completate in extras
• Incasari (RON): valoarea incasarii
• Plati (RON): valoarea platii
• Documente asociate: datele de identificare a documentelor asociate (pentru asocierile nesalvate) sau achitate/incasate (pentru asocierile salvate)
• Status
  • Nesalvata: tranzactiile a caror asociere cu documentele din aplicatie nu a fost salvata
  • Salvate: tranzactii a caror asociere cu documentele din aplicatie a fost salvata
• Actiuni
  • Modifica si Sterge – pentru cele cu status Nesalvata
  • Modifica asocierea si Anuleaza salvarea – pentru cele cu status Salvata

In Extrase cont, tranzactiile bancare care se inregistreaza sunt grupate in 5 categorii. Pentru a le putea identifica usor, exista posibilitatea de a filtra raportul in functie de acestea:

• Incasari clienti: incasarile efectuate pe baza facturilor emise catre clientii tai
• Plati furnizori: plati efectuate pe baza facturilor primite de la furnizori (cheltuieli, de exemplu)
• Plati diverse: diverse comisioane si plati catre banca, la adaugarea lor se va inregistra atat o plata cat si o cheltuiala de tip Comisioane bancare, avand ca furnizor banca la care este deschis contul
• Transferuri – incasari: diverse incasari care nu se incadreaza in incasari de la clienti
• Transferuri – plati: diverse plati care nu se incadreaza in plati furnizori sau plati diverse.

Raportul poate fi filtrat dupa urmatoarele criterii: IBAN, tip tranzactie, client/furnizor, explicatii, documente asociate, statusul tranzactiei si precizia asocierii.

Daca ai un cont bancar deschis la una din bancile pentru care exista implementat importul de extras de cont, poti prelua fisierul de tip csv sau excel in aplicatia SmartBill. Pentru a vedea care sunt bancile pentru care se poate face importul extrasului de cont, verifica Contul meu > Integrari, sectiunea Importuri extrase bancare.

Ai optiunea de setare a soldului initial pentru fiecare cont bancar. Valoarea introdusa ca sold initial reprezinta soldul de pornire pentru fiecare cont. Nu este obligatoriu sa setezi soldul initial care poate fi introdus sau modificat oricand.

Butonul Optiuni iti permite sa faci anumite reglaje ce privesc conditiile de realizare a importului. Poti:

• Ignora facturile neincasate/neplatite foarte vechi din SmartBill si care nu sunt relevante pentru importul pe care il faci in acel moment. Importul se va realiza mai rapid daca limitezi la o anumita perioada verificarea pe care o face aplicatia atunci cand importi un extras
• Afiseaza explicatia completa pentru: iti permite sa stabilesti cantitatea de informatii din explicatii sa fie afisata in raport, daca vrei sa fie restransa la doar 2 randuri sau sa fie afisata complet.
• Incasa o proforma – caz in care se genereaza automat factura pe baza proformei respective. Factura este cea care se va incasa, ea va primi statusul Incasata

Apasa Import extras pentru a deschide fereastra in care selectezi contul IBAN si banca. Numarul de extras reprezinta o informatie optionala si nu trebuie completat decat daca doresti. Alege fisier iti permite sa selectezi extrasul de cont.

In fereastra care se afiseaza in timpul importului este indicat progresul procesului si etapa in care se afla, import sau asocierea tranzactiilor. Tot aici sunt disponibile doua butoane: Intrerupe si Ascunde.

Daca intrerupi importul, nicio tranzactie nu va fi retinuta in contul SmartBill.

Ascunde va „minimiza" fereastra in timp de importul continua in fundal. In acest fel, poti face alte operatiuni in cont. Daca fereastra este ascunsa, langa butonul Importa extras se afiseaza modul in care sunt prelucrate datele. Detalii reafiseaza fereastra de import.

Dupa import, operatiunile sunt afisate in acest raport, dar nu genereaza nicio schimbare in SmartBill. Pur si simplu vezi in contul tau tranzactiile operate in banca. Ele pot fi afisate in asociere cu unul sau mai multe documente sau fara.

Pe baza acestora, la salvare, se vor genera automat incasari si plati in contul firmei tale.

BINE DE STIUT!

In raport sunt disponibile toate conturile IBAN configurate pe firma, indiferent daca sunt bifate sau nu ca fiind folosite de utilizator

Moneda se preia automat din configurarile IBAN-ului si nu poate fi schimbata

Toate operatiunile bancare salvate se vor regasi (in functie de tipul operatiunii) in rapoartele de Incasari, Plati

Ai posibilitatea de a restrictiona drepturile pe rapoartele Extrase de cont si Borderouri de încasare din Utilizatori, sectiunea Rapoarte

Pentru a fi salvate, trebuie validate/confirmate de utilizator. Poti salva manual fiecare linie in parte sau in masa.

Cum se fac asocierile intre tranzactii si documentele din SmartBill?

Pe baza informatiilor identificate in extrasul de cont, SmartBill asociaza inregistrarile din extras si operatiunile/documentele emise din SmartBill, folosindu-se urmatoarele criterii:

• Denumire client/furnizor – se ia in considerare o potrivire exacta sau partiala
• CIF client/furnizor – se ia in considerare doar daca CIF-ul este valid si daca se identifica in SmartBill
• Numele reprezentantului client/furnizor
• IBAN – se ia in considerare doar daca este valid si daca se identifica integral
• Numar si serie factura – se ia in considerare daca se identifica o potrivire exacta sau partiala
• Valoare factura - se cauta dupa valoarea facturii si dupa valoarea restului de plata/incasat

BINE DE STIUT!

Aplicatia va identifica si incasarile inregistrate manual pentru a vedea daca acestea pot fi asociate tranzactiilor. 

Pentru ca o tranzactie bancara de pe extras sa fie asociata cu o incasare din aplicatie, trebuie ca: 

• incasarea sa fie inregistrata pe contul IBAN al extrasului (daca la inregistrarea manuala nu este trecut si IBAN-ul, nu se va propune asocierea cu tranzactia din extras) 
• data cu care a fost inregistrata incasarea sa nu fie la o diferenta mai mare de 2 zile de data tranzactiei de pe extras 
• intre suma inregistrata manual si cea a tranzactiei de pe extras sa nu fie o diferenta mai mare de 5%. 

In acest caz, in dreptul tranzactiei, pe coloana Doc. de incasare/plata, incasarea manuala sugerata este marcata cu un icon specific.

In functie de cantitatea informatiilor si de corectitudinea lor, pot exista trei situatii care descriu precizia asocierii facute, dar si un marcaj de eroare.

	Sigur: exista corespondenta foarte mare intre datele din extras si cele ale documentului cu care a fost asociat
	Atentie: exista cateva informatii in extras care coincid cu cele ale documentului asociat
	Fara potrivire: numele clientului/furnizorului nu a fost identificat pe niciun document cu care s-a incercat asocierea
	Eroare: un status care apare atunci cand asupra tranzactiei se face o actiune care nu este permisa. Erorile sunt insotite de mesaje care ofera detalii legate de problema aparuta.

ATENTIE!

Pentru ca SmartBill sa poata efectua asocieri cat mai exacte, iti recomandam sa completezi cat mai multe date ale clientilor tai: 

• Contul IBAN al firmei-client: astfel, la importul extrasului, SmartBill va putea asocia o plata dupa acest criteriu
• Persoana contact: daca in firmele clientilor exista persoane desemnate/imputernicite sa efectueze plati si persoanele respective isi completeaza numele pe ordinul de plata, atunci SmartBill va identifica aceasta informatie in momentul importului de extras bancar, atata timp cat numele respectiv este completat si in aplicatie

Dublarea tranzactiilor

Daca se identifica tranzactii care au fost importate anterior (prin importul unui alt extras de cont sau al aceluiasi fisier de mai multe ori), acestea vor fi marcate cu status Dublura.

O tranzactie este considerata dublata daca are aceeasi data, valoare si explicatii cu o tranzactie importata anterior.

Actiuni pe tranzactiile bancare

Actiunile disponibile depind de statusul tranzactiei:

Pe cele cu status Nesalvat:

• Salvare: asocierea dintre documentul emis in aplicatie si tranzactie este confirmata.
  • Se va genera automat o incasare/plata. Aceasta se va afisa si in acest raport, pe coloana Doc. de incasare/plata.
  • Documentul asociat isi va schimba statusul. De exemplu, o factura va deveni din Emisa Incasata, o cheltuiala se modifica din Salvata in Platita.
  • Daca salvezi asocierea facuta cu o proforma, pe langa incasare se va genera automat si o factura
• Modifica: poti modifica asocierea propusa sau poti face manual o asociere daca anterior nu a fost identificat niciun document.
  • In fereastra care se deschide pentru aceasta actiune sunt doua sectiuni
    • datele tranzactiei, asa cum se gasesc in extras (in partea stanga): de aici poti selecta un client sau poti ajusta valoare de exemplu
    • documentele asociate (in partea dreapta): clientului care este selectat in datele tranzactiei. Aici sunt listate, in functie de vechime, documentele neincasate sau cheltuielile neplatite pentru acesta. Daca selectezi un alt client, se vor afisa documentele acestuia. Aici poti alege documentul cu care faci asocierea, sau poti repartiza suma pe mai multe documente.
• Anuleaza salvarea: apare doar pentru tranzactiile salvate si iti permite sa anulezi asocierea facuta
• Sterge: apare doar la tranzactiile nesalvate si iti permite stergerea din raport.

BINE DE STIUT!

Salvarea tranzactiilor se poate face si in masa, daca selectezi mai multe tranzactii prin bifarea casutei din partea stanga. In momentul selectiei, se afiseaza in stanga sus doua butoane pentru actiuni in masa: salveaza si reasociaza.

Reasociere

Recomandam folosirea optiunii Reasocierii in masa in cazul in care, dupa efectuarea importului si inainte de salvarea (finalizarea) acestuia, s-au mai facut si alte importuri, au mai fost emise facturi catre clienti sau au mai fost inregistrate facturi de la furnizori.

Astfel, daca exista documente emise intre timp, prin optiunea Reasociaza este posibil ca SmartBill sa identifice noi asocieri.

Se afiseaza doar soldul final in partea dreapta a contului selectat. Acesta se calculeaza la data selectata in functie de:

• soldul initial
• toate tranzactiile (inregistrate manual sau importate) care au fost salvate si care se inscriu in perioada selectata.

Se va afisa

• Sold indisponibil - daca data selectata este mai veche de 1 an. Aceast termen limita de la care nu se mai afiseaza soldul ramane fix un an.
• Sold in curs de actualizare - daca se inregistreaza tranzactii care afecteaza mai mult de 2 solduri lunare in trecut. Aceasta situatie apare daca se inregistreaza tranzactii care sunt mai vechi de 2 luni calendaristice fara a lua in calcul luna curenta.