Serii
In acest articol
In SmartBill Facturare, trebuie sa definesti serii pentru factura, chitanta, proforma si aviz. Pentru fiecare tip de document poti stabili mai multe serii diferite, iar asta este util atunci cand vrei sa identifici mai usor diferitele activitati ale firmei, utilizatori sau perioade de timp distincte.
Adaugarea unei serii
Pentru definirea unei serii trebuie sa completezi urmatoarele informatii:
- Tip document – sunt disponibile in lista derulanta toate tipurile de documente ce se pot emite in SmartBill. Selecteaza pe rand fiecare tip de document
- Denumire serie – completeaza orice denumire dorita pentru seria de document
- Primul numar – este precompletat 0001, insa poti completa manual orice numar doresti. In cazul in care pana acum ai emis documente pe suport de hartie sau in alt program, aici poti completa urmatorul numar. Tine cont ca primul document emis pe serie va “primi” numarul configurat de tine
BINE DE STIUT!
Nu poti modifica numarul unui document emis in SmartBill! Inainte de a emite documente, asigura-te ca ai definit corect primul numar din serie. SmartBill va aloca apoi in ordine numerele pentru documentele emise pentru fiecare serie
- Descriere – este un camp optional unde poti completa detalii despre utilizatorul care foloseste seria respectiva daca este cazul sau orice alta informatie aditionala pentru seria de document.
Seriile pot fi definite:
- din pagina Configurare > Serii documente de la butonul Adauga serie dupa completarea datelor.
- daca incerci sa emiti un tip de document pentru prima data si nu ai definit nicio serie pentru el. In acest caz, se deschide o fereastra care permite completarea informatiile necesare si adaugarea
BINE DE STIUT!
Pentru denumirea seriilor de documente nu exista nicio reglementare sau constrangere ceruta de legile in vigoare. Iti poti seta denumirea seriilor arbitrar, dupa preferinte, sau dupa ce te consulti cu contabilul firmei tale, dar ia in considerare ca acestea vor fi afisate pe documentele emise cu SmartBill.
Seria implicita si inactivarea unei serii
Seria implicita este seria selectata automat la emiterea documentelor. Un utilizator poate avea o singura serie implicita pentru un tip de document. Poti sa schimbi oricand seria implicita Configurare > Serii documente daca bifezi casuta din dreptul seriei.
Inactivarea seriilor se face de la actiunea indicata de ochiul barat.
O serie inactiva nu va mai fi sugerata, atunci cand trebuie sa selectezi seria unui document. Activarea unei serii se poate face oricand.
BINE DE STIUT!
- Nu poti sterge o serie implicita daca nu exista si alte serii definite pentru acel document.
- Nu poti sterge o serie pe care ai documente emise.
- Nu pot exista documente de acelasi tip cu aceeasi serie si acelasi numar.
- Poti sterge doar ultimul document emis pe o serie. In cazul documentelor finalizate si sterse, numarul curent din serie va reveni la cel precedent.
Poti emite documente pe oricare din seriile definite in contul tau, nu doar pe seria implicita. Cand emiti documentul, apasa pe sageata din campul Serie si numar pentru a deschide lista din care poti alege seria pentru documentul tau.
Activarea Personalizeaza serii
Poti sa activezi, de la butonul Optiuni, Personalizeaza fiecare serie cu alta sigla. In acest fel, fiecare dintre seriile pe care le-ai definit pot avea propria identitate. Personalizarea se va putea face in Configurare > Personalizare. Mai multe informatii, aici.
Dupa activarea optiunii, in dreptul seriilor definite in lista apare butonul Personalizeaza serie.
Decizia de inseriere
Documentul Decizie de inseriere se genereaza la inceputul anului sau la declararea unei serii noi si poate fi exportat sau tiparit direct din SmartBill. Poate contine toate seriile declarate, dar ai si posibilitate de a alege doar o parte a acestora.
Documentul Decizie de inseriere nu ramane salvat in SmartBill cu datele pe care le-ai completat. Daca alegi sa generezi acest document, asigura-te ca l-ai salvat pe calculator sau l-ai tiparit.
