Serii documente
In acest articol
In SmartBill Facturare, trebuie sa definesti serii pentru factura, chitanta, proforma si aviz inainte de a incepe sa emiti oricare din aceste documente.
Pentru fiecare tip de document poti stabili mai multe serii diferite pe care sa emiti documente in acelasi timp. Asta te poate ajuta atunci cand vrei sa diferentiezi usor intre diferite activitati ale firmei (de exemplu, daca ai o firma prin care executi lucrari de amenajare interioara, dar si vinzi materiale, poti folosi doua serii diferite pentru fiecare tip de activitate) sau intre agentii care lucreaza in firma.
Adaugarea unei serii
BINE DE STIUT!
Definirea primei serii pentru un tip de document se poate face si in fereastra care se afiseaza automat atunci cand intri pentru prima oara in pagina de emitere a unui document pentru care nu exista adaugata nicio serie. Doar dupa crearea ei poti incepe emiterea.
Pentru definirea unei serii mergi in Configurare > Serii, unde trebuie sa completezi urmatoarele informatii:
- Tip document – sunt disponibile in lista derulanta toate tipurile de documente ce se pot emite in SmartBill. Selecteaza pe rand fiecare tip de document;
- Denumire serie – completeaza orice denumire dorita pentru seria de document;
- Primul numar – este precompletat 0001, insa poti completa manual orice numar doresti. In cazul in care pana acum ai emis documente pe suport de hartie sau in alt program, poti completa urmatorul numarul al seriei. Tine cont ca primul document emis pe serie va “primi” numarul completat de tine aici.
BINE DE STIUT!
Nu poti modifica numarul unei serii pe care ai emis documente!
Inainte de a emite primul document al seriei, asigura-te ca ai definit corect primul numar. SmartBill va aloca apoi automat numerele in ordine crescatoare pentru fiecare serie, fara ca acestea sa mai poata fi modificate.
- Descriere – este un camp optional unde poti completa detalii despre utilizatorul care foloseste seria respectiva daca este cazul sau orice alta informatie aditionala pentru seria de document.
Dupa completarea acestor informatii, apasa butonul Adauga serie.
BINE DE STIUT!
Pentru denumirea seriilor de documente nu exista nicio reglementare sau constrangere ceruta de legile in vigoare. Iti poti seta denumirea seriilor arbitrar, dupa preferinte, sau dupa ce te consulti cu contabilul firmei tale, dar ia in considerare ca acestea vor fi afisate pe documentele emise cu SmartBill.
Seria implicita si inactivarea unei serii
Seria implicita este seria selectata automat la emiterea documentelor. Un utilizator poate avea o singura serie implicita pentru un tip de document. Poti sa schimbi oricand seria implicita Configurare > Serii documente daca bifezi casuta din dreptul seriei.
Inactivarea seriilor se face din Configurare > Serii, daca apesi butonul ochi barat din coloana Actiuni, din dreptul serie pe care nu mai doresti sa emiti. O serie inactiva nu va mai fi sugerata atunci cand trebuie sa selectezi seria unui document.
Activarea unei serii se poate face oricand doresti.
BINE DE STIUT!
- Nu poti sterge o serie implicita daca nu exista si alte serii definite pentru acel document.
- Nu poti sterge o serie pe care ai documente emise.
- Nu pot exista documente de acelasi tip cu aceeasi serie si acelasi numar.
- Poti sterge doar ultimul document emis pe o serie. In cazul documentelor finalizate si sterse, numarul curent din serie va reveni la cel precedent.
Poti emite documente pe oricare din seriile definite in contul tau, nu doar pe seria implicita. Cand emiti documentul, apasa pe sageata din campul Serie si numar pentru a deschide lista din care poti alege seria pentru documentul tau.
Activarea Personalizeaza serii
Poti sa activezi, de la butonul Optiuni, Personalizeaza fiecare serie cu alta sigla. In acest fel, fiecare dintre seriile pe care le-ai definit pot avea propria identitate. Personalizarea se va putea face in Configurare > Personalizare. Mai multe informatii, aici.
Dupa activarea optiunii, in dreptul seriilor definite in lista apare butonul Personalizeaza serie indicat de o rotita dintata.
Decizia de inseriere
Documentul Decizie de inseriere se genereaza la inceputul anului sau la declararea unei serii noi si poate fi exportat sau tiparit direct din SmartBill. Poate contine toate seriile declarate, dar ai si posibilitate de a alege doar o parte a acestora.
Pentru emiterea unei decizii de inseriere intra in Configurare > Serii si apasa pe butonul Decizie inseriere din dreapta sus.
Documentul Decizie de inseriere nu ramane salvat in SmartBill cu datele pe care le-ai completat. Daca alegi sa generezi acest document, asigura-te ca l-ai salvat pe calculator sau l-ai tiparit.
