Statusuri, actiuni si filtrari in Preluare e-Facturi

Satatusuri in Preluare e-Facturi

Documentele inregistrate pot avea statusuri diferite, in functie de data scadenta si de inregistrarea platilor pentru acestea. Statusurile documentelor inregistrate deja sunt:

• Inregistrata: documentul este salvat si asociat cu o inregistrare din contul tau. 
  • Are o cheltuiala creata (automat sau manual). 
  • Nu este platita si este in perioada de scadenta;
• Depasita: documentul este inregistrat, dar termenul de plata a fost depasit fara sa achiti suma integral;
• Platita: documentul inregistrat si achitat integral;
• Partial: Documentul este inregistrat, achitat partial si se afla inca in termenul de plata;
• De verificat: document care trebuie inregistrat manual;
  • Are nevoie de interventia ta manuala pentru a fi inregistrat sau marcat ca ignorat.
• Ignorata: document marcat manual in acest fel:
  • este scos din fluxul activ de lucru (nu este inregistrat in contabilitate si nu mai este luat in calcul pentru plati);

Doar documentele cu status De verificat si Ignorata nu sunt inregistrate in contul tau si nu sunt vizibile in alte rapoarte din SmartBill.

Comportamentul la marcarea ca Ignorata

Cand apesi actiunea Marcheaza ignorata (sau Ignora pe mobil), se deschide fereastra de confirmare Marcheaza e-Factura ca Ignorata. Aici poti completa motivul si poti vedea impactul actiunii. In functie de statusul documentului, aplicatia executa automat urmatoarele actiuni:

• Daca e-Factura are statusul De verificat: aplicatia doar marcheaza e-Factura ca Ignorata, fara sa faca alte modificari.
• Daca cheltuiala a fost creata automat: e-Factura devine Ignorata, iar cheltuiala creata in SmartBill este stearsa. 
  • Daca pentru aceasta cheltuiala automata existau plati inregistrate, aplicatia le sterge si pe acestea.
• Daca cheltuiala a fost adaugata sau asociata manual: e-Factura primeste statusul Ignorata, iar cheltuiala ramane salvata in cont. Aplicatia elimina doar legatura dintre cele doua documente.

Actiuni disponibile pe documentele din raportul e-Facturilor preluate - depind de statusul lor si de situatia platii:

• Vizualizeaza: 
  • Deschizi pagina de vizualizare unde poti vedea atat e-Factura furnizorului sau inregistrata in cont; 
  • Disponibila pentru toate statusurile;
• Plateste: 
  • Adaugi o plata pe factura;
  • Nu este disponibila pe documentele cu status Platita;
• Inregistreaza cheltuiala:
  • Inregistrezi o cheltuiala manual;
  • Disponibila ;
    • pe documentele cu status De verificat si  Ignorata;
  • Nu e disponibila daca iti lipseste dreptul de emitere a cheltuielii;
• Sterge cheltuiala: 
  • Elimini cheltuiala inregistrata manual sau automat;
  • Nu este disponibila pe toate documentele cu status De verificat si  Ignorata sau daca nu ai drepturi de modificare a cheltuielii;
• Modifica: 
  • permite editarea datelor documentului inregistrat;
  • Nu este disponibila pe toate documentele cu status Ignorata si daca nu ai drepturi de modificare a cheltuielii;
• Date furnizor:
  • Afisezi informatiile furnizorului salvate in nomenclator;
• Asociaza cu document existent:
  • Legi e-Factura de un document adaugat deja manual;
  • Aplicatia cauta documente neasociate de la acelasi furnizor;
    • Daca nu exista potriviri, se afiseaza un mesaj informativ;
    • Daca exista o singura potrivire, aplicatia face asocierea;
    • Daca identifica mai multe potriviri, deschizi o fereastra de unde poti selecta manual documentul dorit;
  • Disponibil pe documente cu status De verificat si Ignorata;
• Marcheaza ignorata (sau Ignora): 
  • Treci documentul in statusul Ignorata si elimini legaturile existente;
  • Afecteaza doar contul SmartBill, fara sa influenteze e-Factura din SPV;
  • Disponibila pe toate documentele;
• Sterge asoc. cu e-Factura:
  • Anulezi legatura dintre e-Factura si cheltuiala/NIR;
  • e-Factura revine la statusul initial si poate fi reasociata;
  • Cheltuiala asociata nu se sterge;
  • Disponibila pe documentele inregistrate;
• Descarca e-Factura validata:
  • Descarci fisierul care contine e-Factura si semnatura ANAF in format .xml.;
  • Disponibila pe toate documentele.

Pictogramele de informare si avertizare

In lista de documente, in coloana Document, langa numele fiecarei facturi, vezi o serie de pictograme. Acestea  semnaleaza rapid stadiul de procesare si eventualele atentionari, fara sa inlocuiasca statusul principal al documentului.

Ai la dispozitie urmatoarele tipuri de pictograme:

• Pictogramele de provenienta a documentului:
  • Llitera „e” de culoare albastra: arata ca factura este preluata din SPV (e-Factura).
  • O pictograma sub forma de creion: indica faptul ca ai adaugat documentul manual in aplicatie.
• Pictograma de informare (litera „i” pe fundal albastru): indica rularea cu succes a unei actiuni automate sau existenta unei informatii utile. Cand pozitionezi cursorul pe ea, aplicatia afiseaza informatii suplimentare.
• Pictograma de avertizare (triunghi portocaliu cu semnul exclamarii): semnaleaza o situatie deosebita care necesita atentia ta sau care a oprit prelucrarea automata. Cand pozitionezi cursorul pe ea, se afiseaza detalii suplimentare (de exemplu: „Exista mai multe documente ce pot fi asociate”)

BINE DE STIUT

Dupa ce rezolvi situatia semnalata (de exemplu, asociezi manual e-Factura), pictograma de avertizare dispare automat din lista si este inlocuita de o pictograma de confirmare.

Filtrele rapide si organizarea listei

Pentru a lucra eficient cu documentele descarcate, ai la dispozitie butoane pentru filtre rapide asezate in linie in stanga sus. Acestea iti permit sa filtrezi rapid lista printr-o singura apasare:

• Toate: iti arata lista completa a documentelor, fara nicio filtrare.
• De verificat: afiseaza doar documentele care au statusul De verificat si care asteapta inregistrarea sau asocierea manuala.
• Nou din SPV: izoleaza documentele preluate recent din SPV. Acest filtru este corelat cu selectorul de data si utilizeaza regula De la ultima accesare.
• De platit: afiseaza toate documentele inregistrate care nu au fost inca achitate integral.
• Platite: izoleaza documentele inregistrate care au fost achitate complet.

Langa aceste butoane se afla o pictograma sub forma de rotita zimtata. Daca o apesi, se deschide o fereastra de unde poti bifa sau debifa ce filtre rapide vrei sa pastrezi vizibile pe ecran.

Pe langa filtrarile rapide afisate direct deasupra raportului de la butonul Filtrare (palnie) poti deschide fereastra cu toate criteriile de filatrare disponibile.  

Dintre acestea Data preluare SPV permite selectarea uneio perioade la care s-a facut perioada dar si a conditiei De la ultima accesare. Daca o selectezi, se afiseaza facturile preluate de cand ai deschis ultima data raportul pana in prezent.