Inregistrarea si asocierea e-Facturilor preluate

SmartBill permite inregistrarea si asocierea automata a e-Facturilor preluate din SPV. Pentru ca aceste actiuni sa fie facute fara interventia ta asiguta-te ca ai activat aceste optiuni.

Odata cu preluarea e-Facturilor furnizorilor tai din SPV, se face si:

• Asocierea e-Facturilor cu documente inregistrate: daca ai inregistrat un document in cont inainte ca e-Factura de la furnizor sa ajunga din SPV, aplicatia le leaga automat.
• Inregistrarea automata a cheltuielilor.

Activarea si stabilirea regulilor care se aplica la inregistrare si asociere se face din meniul Preluare e-Facturi, de la butonul Optiuni automatizare (aflat in partea dreapta sus).

Inregistrarea automata a cheltuielilor

Pentru facturile care respecta regulile stabilite de tine (privind valoarea si tipul furnizorului), aplicatia inregistreaza automat cheltuiala, fara sa fie nevoie sa faci nicio actiune. Daca apar erori pe document sau daca acesta nu indeplineste criteriile salvate, faci inregistrarea manual, de la actiunea Inregistreaza cheltuiala.

Daca ai activat inregistrarea automata a e-Facturilor pentru toti furnizorii, partenerii noi sunt salvati in nomenclator. Pe documentul emis inregistrat se afiseaza mesajul informativ (pictograma i este si ea plasata pe prima coloana a raportului): „Furnizor nou adaugat in nomenclator in timpul salvarii automate”.

Dupa salvarea automata, documentul primeste statusul Inregistrata si afiseaza mesajul „Document inregistrat automat”. 

O cheltuiala inregistrata automat poate fi modificata manual de la actiunea Modifica.

Inregistrarea manuala a cheltuielii

Actiunea Inregistreaza cheltuiala permite salvarea manuala a e-Facturii. Daca folosesti aceasta actiune, se deschide pagina Cheltuiala cu toate informatiile aflate pe documentul de la furnizor si o poti salva. Dupa salvare, documentul va primi statusul Inregistrata.

Asocierea automata cu documente existente

Ca sa previi inregistrarile duble si sa reduci munca manuala, activeaza optiunea Asociere cu documente existente. Cand aceasta este activa, aplicatia cauta sa identifice in contul tau daca exista un document compatibil introdus manual. 

Asocierea automata functioneaza dupa principiul de siguranta maxima:

• Exista o singura potrivire clara si optiunea este activa: aplicatia asociaza automat e-Factura cu documentul existent. Documentul primeste statusul Inregistrata si afiseaza mesajul informativ „E-factura asociata automat cu document existent”.
•  Exista mai multe potriviri posibile: aplicatia nu face asocierea automata, indiferent de setarea aleasa. Documentul primeste statusul De verificat si afiseaza mesajul „Exista mai multe documente ce pot fi asociate”. In aceste cazuri, daca apesi actiunea Asoc. cu doc. existent se deschide o fereastra cu lista documentelor detectate pentru a alege manual asocierea corecta.
• Exista o singura potrivire, dar optiunea este dezactivata: aplicatia nu face asocierea automata. Documentul primeste statusul De verificat si afiseaza sugestia „Exista un document ce poate fi asociat”. Documentul trebuie inregistrat manual.

Satusuri si actiuni pe documente inregistrate

Documentele inregistrate pot avea statusuri diferite, in functie de data scadenta si de inregistrarea platilor pentru acestea. Statusurile documentelor inregistrate deja sunt:

• Inregistrata: documentul este salvat si asociat cu o inregistrare din contul tau. 
  • Are o cheltuiala creata (automat sau manual). 
  • Nu este platita si este in perioada de scadenta;
• Depasita: documentul este inregistrat, dar termenul de plata a fost depasit fara sa achiti suma integral;
• Platita: documentul inregistrat si achitat integral;
• Partial: Documentul este inregistrat, achitat partial si se afla inca in termenul de plata.

Doar documentele cu status De verificat si Ignorata nu sunt inregistrate.

Actiuni pe documentele inregistrate

Actiuni disponibile pe documentele din raport - depind de statusul lor si de situatia platii:

• Vizualizeaza: 
  • Deschizi pagina de vizualizare unde poti vedea atat e-Factura furnizorului, cat si cheltuiala inregistrata in cont; 
  • in sectiunea Informatii, ai la dispozitie optiunea Descarca document validat care descarca un fisier in format .ZIP ce contine, in format .XML, e-Factura trimisa de furnizor si semnatura ANAF.
  • Disponibila pentru toate statusurile;

• Plateste: 
  • Adaugi o plata pe factura;
  • Nu este disponibila pe documentele cu status Platita;
• Sterge cheltuiala: 
  • Elimini cheltuiala inregistrata manual sau automat;
  • Nu este disponibila pe toate documentele cu status De verificat si  Ignorata sau daca nu ai drepturi de modificare a cheltuielii;
• Modifica: 
  • Permite editarea datelor documentului inregistrat;
  • Nu este disponibila pe toate documentele cu status Ignorata si daca nu ai drepturi de modificare a cheltuielii;
• Date furnizor:
  • Afisezi informatiile furnizorului, asa cum sunt ele salvate in nomenclator;
• Marcheaza ignorata (sau Ignora): 
  • Treci documentul in statusul Ignorata si elimini legaturile existente, daca ele existau;
  • Afecteaza doar situatia documentului din contul SmartBill, fara sa influenteze e-Factura din SPV;
  • Disponibila pe toate documentele;
• Sterge asoc. cu e-Factura:
  • Anulezi legatura dintre e-Factura si cheltuiala;
  • e-Factura revine la statusul initial si poate fi reasociata;
  • Cheltuiala cu care a fost asociat nu se sterge;
  • Disponibila pe documentele inregistrate;
• Descarca e-Factura validata:
  • Descarci fisierul care contine e-Factura si semnatura ANAF in format .xml.;
  • Disponibila pe toate documentele.

Preluarea e-Facturilor actualizate si modificate de furnizori

Actualizari preluate din SPV

Exista posibilitatea ca furnizorul sa modifice un document pe care tu l-ai preluat deja in cont, dar nu l-ai salvat. Daca apar astfel de situatii, noi le numim actualizari si sunt indicate in raport, de un „triunghi cu avertisment” afisat pe coloana Status.

Aceste documente au disponibila actiunea Modifica cheltuiala. Aceasta deschide documentul in pagina de emitere a cheltuielii si permite salvarea acestuia conform cu modificarile facute de furnizor.

e-Facturi modificate de furnizor

Este posibil ca o e-Factura salvata sa fie modificata de furnizor. Daca acesta retrimite e-Factura modificata in SPV, la urmatoarea preluare, documentul din raport va fi marcat pe coloana Status cu triunghi de avertizare de culoare gri.

Daca deschizi documentul, apar doua butoane: Versiune existenta si Versiune noua. Aceste doua butoane afiseaza cele doua versiuni ale documentului de la furnizor: cea veche, pe care ai salvat-o si cea noua care nu este salvata si ai posibilitatea sa vezi care sunt diferentele. In banda laterala, in sectiunea Informatii, se vede ca cele doua versiuni au doua ID-uri de incarcare in SPV diferite.

Versiunea existenta are optiunea Sterge doc. asociat care permite stergerea documentului creat la salvare. Daca acesta este sters documentul revine la statusul anterior.