Preluarea si prelucrarea e-Facturilor de la furnizori

e-Facturile transmise catre ANAF sunt inregistrate simultan atat in SPV-ul furnizorului, cat si in cel al clientului, pe baza identificarii prin CIF/CNP. Astfel, facturile primite de la furnizori pot fi preluate automat sau manual din SPV in contul tau SmartBill.

Conditia obligatorie pentru preluarea e-Facturilor din SPV este sa ai contul SmartBill autorizat in SPV. 

In SmartBill, implicit, se face preluarea automata a e-Facturilor din SPV impreuna cu procesarea acestora pentru a-ti reduce efortul manual. Odata cu preluarea automata, se poate face, tot automat, si salvarea cheltuielilor. (SmartBill face aceste operatiuni de mai multe ori pe zi pentru a se asigura ca in contul tau sunt toate documentele trimise in SPV de catre furnizori.)

Documentele preluate sunt afisate in sectiunea Preluare e-Facturi.

Pentru a stabili regulile de procesare si inregistrare a documentelor din SPV, ai la dispozitie butonul Optiuni automatizare (din dreapta sus in pagina Preluare e-Facturi).

Preluarea automata a e-Facturilor

In urma preluarilor, in contul SmartBill pot ajunge:

• e-Facturi noi;
• Actualizari: e-Facturi pe care nu le-ai salvat si care, intre timp, au fost modificate de furnizor si retrimise in SPV. Marcate cu un triunghi aflat langa eticheta de status;

• Modificari: e-Facturi pe care le-ai salvat si care, ulterior, au fost modificate de furnizor si retrimise in SPV.

Sub butonul Preia e-Facturi, din partea dreapta sus, este indicat momentul ultimei preluari. De exemplu: Azi, 16:49.

Dezactivarea preluarii automate. Daca vrei sa gestionezi totul manual, poti solicita dezactivarea automatizarii preluarii e-Facturilor din SPV prin trimiterea unui e-mail cu o cerere la adresa suport@smartbill.ro, unde trebuie sa incluzi motivul pentru care doresti acest lucru. Mai exact, o scurta descriere a fluxului de lucru pentru societatea ta.

Preluarea manuala

Desi preluarea automata este implicita, poti face si manual aceasta operatiune, oricand, daca nu exista o alta preluare in curs. Pentru a prelua manual e-Facturile furnizorilor din SPV urmeaza pasii:

1. Acceseaza Preluare e-Facturi;
2. Apasa butonul Preia e-Facturi (din partea dreapta sus);
3. Se afiseaza o fereastra de progres. Durata procesului depinde de numarul documentelor care sunt de preluat.  Butonul Ascunde din fereastra care indica procesarea e-Facturilor permite „inchiderea” acesteia  fara a intrerupe procesul. Aceasta optiune este utila pentru ca iti permite sa efectuezi alte actiuni in aplicatie. Fereastra ascunsa se reafiseaza daca apesi Detalii de sub butonul Preia e-Facturi (dreapta sus).

Optiunile de automatizare a prelucarii e-Facturilor de la furnizori

Pentru a stabili regulile de procesare si inregistrare a documentelor din SPV, apasa butonul Optiuni automatizare (din dreapta sus in pagina Preluare e-Facturi). Se deschide o fereastra unde poti activa si adapta configurarile.

Fereastra Optiuni automatizare contine urmatoarele optiuni:

• Asociaza automat cu documente existente: cand activezi aceasta optiune, SmartBill identifica si leaga e-Factura de cheltuiala pe care ai adaugat-o deja manual. Astfel, eviti dublarea documentelor.
• Inregistreaza automat e-Facturile: activarea permite inregistrarea automata a documentelor. Pentru un control mai riguros, ai la dispozitie doua campuri in care poti adauga conditii suplimentare:
  • Valoare maxima factura: introduci suma maxima in RON sub care facturile sunt inregistrate automat. Daca o factura este emisa in valuta, aplicatia face automat conversia in RON la cursul BNR din data documentului pentru a verifica incadrarea in acest prag;
  • Aplica pentru:  alegi una din optiunile:
    • Toti furnizorii: pentru prelucrarea oricarui document primit;
    • Doar pentru furnizorii existenti: automatizarea se aplica doar daca partenerul este deja salvat in nomenclator.

Dupa ce modifici setarile, apasa Continua. In fereastra de confirmare vezi rezumatul regulilor tale: valoarea maxima, furnizorii selectati si starea asocierii automate.

Apasa Salveaza configurarea pentru a aplica regulile sau apasa Inapoi daca vrei sa modifici setarile.