Intrebari si raspunsuri

Intrebari si raspunsuri despre limitarile abonamentelor

Intrebare: Numarul de documente alocat abonamentului Silver/ Gold nu este alocat intr-o luna calendaristica? De ce am ramas fara documente? De ce imi apare mesaj ca am depasit numarul de documente emise, dar eu luna asta am emis mai putin?

Raspuns: Limita de documente se calculează pe o perioadă de 30 de zile, începând cu data activării abonamentului. Chiar dacă ați emis mai puține documente în luna calendaristică curentă, este posibil să fi depășit limita dacă numărăm documentele din ultimele 30 de zile. Numarul de documente alocat abonamentului Silver/ Gold se face din momentul in care s-a activat abonamentul (de exemplu, 20/04/2025- 20/05/2025, iar noi suntem in 16/04/2025).

Raspuns: Limita de documente se calculează pe o perioadă de 30 de zile, începând cu data activării abonamentului. Chiar dacă ați emis mai puține documente în luna calendaristică curentă,

Intrebare: Am atins limita de doc emise luna aceasta (emise manual dar si prin API), cand se reseteaza numarul de documente tinand cont ca am intrat in luna noua de abonament?

Raspuns: Se considerea ca abonamentul intra intr-o luna noua, in functie de data la care s-a activat abonamentul. Prima zi din luna este prima zi a abonamentului, indiferent daca data respectiva pica undeva la mijlocul unui luni calendaristice. Daca ziua activarii este 20 ianuarie, luna de abonament se va incheia 30 de zile mai tarziu in 19 februarie. Resetarea in acest caz se face in 20 fabruarie.

Intrebare: Luna asta am emis doar 15 facturi, iar programul imi spune ca am atins limita. Am verificat in raportul de facturi emise pe luna curenta.

Raspuns: Abonamentele SmartBill Silver si Gold au limitari in ceea ce priveste numarul de documente care poate fi emis lunar Numarul de documente incluse in abonament se reseteaza lunar la data la care s-a activat abonamentul si nu la data de 1 a lunii. De asemenea, numarul de facturi emise se contorizeaza in functie de data la care s-a emis efectiv factura respectiva, nu in functie de data afisata pe factura emisa. De exemplu, daca in cursul lunii curente de abonament s-au emis 30 de facturi, la pachetul Silver, limita este atinsa chiar daca facturile au afisata o data din luna anterioara. Exemplu, daca am emis in luna aprilie facturi cu data din martie, ele se contorizeaza in cadrul abonamentului curent.

Intrebari si raspunsuri despre API si e-Commerce

Intrebare: Ce inseamna mai exact documente API? Cum sunt ele numarate, contabilizate?

Raspuns: Se considere document API fiecare document emis, indiferent de tipul sau: factura, incasara, proforma, chiar daca sunt legate de aceeasi tranzactie. De exemplu daca faci o vanzare pentru care emiti prin API si proforma si factura, iar la final inregistrezi incasarea se vor numara 3 documente: proforma initiala, factura emisa ulterior si incasarea.

Intrebare: Eroare Your are not allowed to use this API la eMAG.

Raspuns: Mesajul "You are not allowed to use this API." se afiseaza in cazul in care combinatia user/parola nu e corespunzatoare, la autentificarea in sectiunea eMAG Marketplace din SmartBill sau poate parola dumneavoastra contine caractere speciale.

Eventual, efectuati o deconectare/conectare in sectiunea eMAG Marketplace din SmartBill, cu parola noua (din meniul Contul meu / Integrari, sectiunea eMAG). Verificati suplimentar conectarea in aplicatia eMag Marketplace, iar in cazul autentificarii cu succes, cu aceleasi date, efectuati conectarea la eMag si din SmartBill.

Particular, in cazul in care la conectare primiti mesaj de user si parola incorecte, dorim sa precizam faptul ca este posibil ca aceasta situatie sa fie generata de la o setare de drepturi pe IP-uri, in contul eMAG Marketplace. In acest sens, in platforma eMAG, in meniul Contul meu > Profil - sectiunea Detalii tehnice, sa adaugati urmatorul IP: 18.202.163.72 (acesta este IP-ul prin care este apelat API-ul de la eMAG).

Intrebare: Integrare cu Shopify

Raspuns: Pentru integrarea SmartBill cu Shopify sunt disponibile doua optiuni:

prima optiune ar fi utilizarea modulului creat de catre cei de la xConnector, modul in care a fost deja integrat SmartBill; mai multe detalii gasiti la apps.shopify.com/curier-romania-app iar pentru orice intrebari legate de integrarea cu SmartBill va recomandam sa luati legatura cu cei de la xConnector intrucat dansii sunt dezvoltatorii modulului.
a doua optiune ar fi integrarea API-ului SmartBill de catre dumneavoastra cu ajutorul unui programator; detalii in acest sens puteti gasi pe pagina noastra api.smartbill.roDatele necesare pentru autentificare (CIF, Token) le veti regasi in SmartBill Cloud > Contul meu > Integrari, sectiunea API - Pe langa aceste informatii veti mai avea nevoie si de adresa de e-mail cu care va logati in SmartBill.

Intrebare: Integrare cu Gomag

Raspuns: Pentru integrarea cu Gomag va puteti folosi de modulul dezvoltat de catre cei de la Gomag(cu precizarea faptului ca in cazul in care apar dificultati privind utilizarea acestuia, va fi necesar sa luati legatura cu cei de la Gomag). Informatii suplimentare sunt disponibile in pagina: www.gomag.ro/blog/integrare-gratuita-cu-smart-bill/

Altfel, SmartBill se poate integra cu Gomag prin API, in baza documentatiei din pagina: api.smartbill.ro/ fiind necesar sa luati legatura cu un programator in acest sens.

Pentru autentificarea API, se vor folosi credentialele:

Utilizatorul (adresa de e-mail) contului de Cloud.
CIF-ul firmei pentru care doriti integrarea (exact asa cum il aveti afisat in meniul Configurare / Datele firmei / Generale).
Token-ul corespunzator al utilizatorului, care se identifica in meniul Contul meu / Integrari -> sectiunea API. In ceea ce priveste introducerea token-ului, va rugam sa va asigurati ca la introducere nu exista spatii in plus, inainte sau dupa acesta.

Intrebare: Vreau sa integrez SmartBill cu eMAG si am abonament de facturare Platinum. Trebuie sa platesc atat abonamentul Platinum cat si abonamentul pentru eCommerce?

Raspuns: Nu, pachetul eCommerce Facturare include beneficiile pachetului Platinum si ce aveti suplimentar la eCommerce este integrarea cu eMAG.

Intrebare: Am o problema cu preluarea comenzilor din magazinul meu online. Poti sa ma ajuti?

Raspuns: Suportul tehnic privind integrarea cu un magazin / site online se ofera doar prin email. Din pacate eu nu am detalii aprofundate legate de API. Iti recomand sa transmiti solicitarea impreuna cu mesajul de eroare intampinat (in cazul in care se afiseaza vreunul) departamentului abilitat la adresa de mail api@smartbill.ro

Intrebari si raspunsuri despre case de marcat

Intrebare: In legatura cu casa de marcat, imi apare un mesaj in care scrie ca trebuie sa am cablurile conectate corespunzator la casa de marcat, dar le-am verificat si sunt legate.

Raspuns: Mesajul de avertizare legat de verificarea cablurilor de conectare, apare in urmatoarele situatii:

Cablurile nu sunt conectate la PC, la casa de marcat sau la eventualele adaptoare.

Portul in care s-a facut conectarea casei de marcat nu este cel selectat corespunzator si in setarile casei din SmartBill.

Viteza de comunicatie selectata nu este viteza reala a dispozitivului fiscal pe care il folositi.

Casa de marcat nu este in modul Conexiune PC.

Pentru a verifica portul casei de marcat, va rugam sa urmati pasi de mai jos:

asigurati-va ca ramane setata casa de marcat in modul conexiune PC dupa orice configurare pe casa.
din calculatorul dumneavoastra, accesati Device Manager -> sectiunea PORTS(click dreapta pe My Computer -> Properties -> Device Manager).
deconectati casa de marcat din spatele calculatorului si verificati ce port dispare.
reconectati casa de marcat si apoi verificati ce port apare.
completati apoi portul corespunzator care apare acolo si in programul SmartBill, la setarile casei de marcat din meniul Configurare / Case de marcat, in campul dedicat portului.
salvati setarile.Ulterior, daca folositi casa de marcat conectata la Cloud, va rugam sa reporniti si plugin-ul SmartBill Casa de Marcat, pentru a reselecta casa de marcat, in cazul in care portul a fost actualizati in setarile casei de marcat in SmartBill.Totodata, va recomandam sa luati legatura si cu furnizorul casei de marcat pentru a verifica faptul ca modul de conectare setat pe casa este cel corespunzator(Serial, USB, etc.).

Intrebare: Care sunt sistem de operare la care pot conecta case de marcat

Raspuns: In SmartBill, casele de marcat sunt compatibile pe sistemele de operare Windows si Android.

Momentan nu exista nici o casa de marcat care sa functioneze pe sistem de operare iOS/ Mac, asta din cauza driverului pentru ca nu este compatibil cu acest sistem de operare.

Este o chestiune ce nu tine de Smart Bill, ci de dezvoltatorii driverelor, pentru fiecare marca producatoare de case de marcat.

Daca totusi, doriti sa incercati configurarea unei casei de marcat pe iOS/ Mac, va putem oferi pasii de instalare Plugin SmartBill Casa de marcat, va rugam sa ne contactati pe email, la cloud@smartbill.ro.

Intrebare: Eroare casa de marcat: Cota TVA (nume cota+procent) nu a fost configurata pentru casa de marcat selectata. Bonul nu a fost tiparit.

Raspuns: Inseamna ca pentru cota TVA respectiva nu e introdus ID corect in contul SmartBill. Intra in contul SmartBill, acceseaza sectiunea Configurare > Cote TVA si verifica daca este completat ceva in coloana ID casa de marcat din dreptul cotei de TVA. Acolo trebuie trecuta ID corect (este vorba de o cifra). Pentru a te asigura ca ai informatia corecta consulta manualul casei de marcat sau contacteaza furnizorul dispozitivului. Dupa ce ai introdus ID corect, ar trebui tiparit si bonul fiscal. Pentru asta

mergi in Rapoarte > Incasari. Identifica bonul care nu a fost tiparit si din Actiuni selecteaza Tiparire / Retiparire bon. Aceasta actiune va initia procesul de tiparire a bonului fiscal direct pe casa de marcat.

Intrebare: Eroare casa de marcat/ tiparire bon fiscal: Lipsa hartie!

Raspuns: La initierea procesului de tiparire a bonului fiscal pe modelele MX de la Datecs, poate aparea o eroare daca nu este instalata versiunea corespunzatoare a driverului, respectiv Aplicatie DUDE1.1.0.2- pentru modelele Datecs MX. Aceasta situatie se manifesta independent de starea fizica a rolei de hartie.

Se recomanda instalarea versiunii corecte a driverului mentionat anterior, disponibila pe site-ul furnizorului echipamentului.

Intrebare: Daisy eroare tiparire bon fisierul bon.txt nu poate fi creat

Raspuns: Va rugam sa verificati daca valoarea completata in campul Director din meniul Configurare > Case de marcat corespunde exact cu cea specificata in sectiunea Folder de scanat a driverului FISCO. Ulterior, pentru a efectua un refresh in pluginul SmartBill Casa de marcat, dati click dreapta pe iconita pluginului, selectati "Alege casa", nu modificati nimic si apasati "Alege".

Intrebari si raspunsuri despre e-Factura

Intrebare: Ce se intampla daca pe e-factura trimisa in SPV, la client apare codul altei tari (de exemplu, HU de la Ungaria)? Cum pot schimba asta?

Raspuns: In cazul dumneavoastra, CIF-ul clientului s-a transmis cu atributul "HU" in e-Factura, deoarece ati setat tara clientului ca fiind Ungaria in loc de Romania. Astfel, chiar daca pe PDF ati completat CIF-ul cu "RO", datorita faptului ca ati setat tara ca fiind Ungaria, informatia s-a transmis cu "HU" in fisierul XML, precum si in ANAF mai departe, deoarece se preia codul tarii.

Recomandam sa luati legatura cu cei de la ANAF pentru mai multe detalii, iar in cazul in care este necesar sa modificati tara clientului, o veti putea modifica din Nomenclatoare/Parteneri/Clienti.

Tara nu se va modifica si pe facturile deja emise si transmise in SPV si recomandam sa discutati cu ANAF/departamentul contabil cum ar fi mai corect sa procedati in acest caz.

Din punct de vedere tehnic, aplicatia va permite sa modificati/stornati o factura deja emisa si transmisa in SPV.

Intrebare: Data de exigibilitate e-Factura

Raspuns: Daca in Configurare > Datele firmei - Generale, aveti optiunea TVA la incasare - NU, atunci automat Data de exigibilitate se va prelua in SPV pe campul BT-7. Daca in Configurare > Datele firmei - Generale, optiunea TVA la incasare este bifata cu DA, atunci Data de exigibilitate nu se va prelua in SPV, decat daca se va bifa manual campul Data incasarii din fereastra de emitere a facturii.

Intrebare: Facturi dublate in SPV

Raspuns: Va putem oferi detalii pentru verificarea in SmartBill, mai jos.

In SmartBill, deschideti pe rand, fiecare factura implicata, din meniul Rapoarte/ Facturi si consultati sectiunea Informatii, de pe laterala stanga. In aceasta sectiune se gasesc detalii despre factura, de la emiterea ei, pana in prezent. Apasati pe Afiseaza tot pentru a vizualiza tot istoricul.

Astfel, veti putea vizualiza si indexul facturii trimise din SPV, care ar trebui sa coincida cu primul index din SPV, dupa data acestuia.

Singura posibilitate din SmartBill de a obtine 2 indexuri de incarcare in SPV pentru aceeasi e-factura este urmatoarea: se emite factura, se trimite in SPV (se genereaza un index); apoi, aceea factura este modificata in SmartBill, si retrimisa in SPV (se genereaza index 2).

Practic, modificarea si retrimiterea in SPV a facturii va genera o dublura in SPV, deci 2 indexuri de incarcare pentru aceeasi factura.

Altfel, mai exista posibilitatea ca aceste e-facturi sa fi fost incarcate manual, direct in SPV, de catre o persoana ce are acces in contul SPV al societatii.

Insa, daca in SmartBill identificati un singur index in Informatiile de pe respectivele facturi, va recomandam sa luati legatura cu cei de la ANAF, pentru verificari pe platforma lor.

Intrebari si raspunsuri despre incasari si palti

Intrebare: Sold incorect in registrul de casa. Cum resetez soldul in registrul de casa?

Raspuns: In cazul in care valoarea soldului in registru nu este cea reala, recomandam reglarea soldului prin adaugarea unei operatiuni de casa in mod manual: meniul Rapoarte > Operatiuni casa:

Daca soldul din registrul trebuie sa fie mai mare: adaugam o operatiune de incasare (de exemplu Alta incasare) cu valoarea calculata astfel incat soldul sa ajunga la valoarea reala;
Daca soldul din registru trebuie sa fie mai mic: adaugam o operatiune de plata (de exemplu Alta plata).

Intrebare: Pot introduce soldul clientilor in contul SmartBill? In cazul in care am deja un istoric si vreau sa il preiau aici.

Raspuns: In prezent, nu exista posibilitatea introducerii unui sold pe furnizori. Ca alternativa, va putem recomanda emiterea de Cheltuiala pentru fiecare furnizor in parte, care sa contina totalul soldului, iar pe masura ce veti achita, veti putea nota plata partiala sau totala dupa caz. (link ghid de la inregistrare cheltuiala)

In prezent, nu exista posibilitatea introducerii unui sold pe clint. Daca doriti sa inregistrati soldul clientilor in aplicatie, de precizat faptul ca din punct de vedere tehnic se poate emite cate o factura pentru fiecare client in parte, cu soldul aferent, urmand apoi sa efectuati incasari partiale pe acele facturi in functie de platile confirmate.

Intrebare: Pot introduce soldul furnizorilor mei in contul SmartBill? In cazul in care am deja un istoric si vreau sa il preiau aici, ca sa pot continua aici administrarea platilor.

Intrebare: Incerc sa salvez incasarea unei facturi si primesc eroarea: Nu puteti emite o incasare pentru facturi de la mai multi clienti.

Raspuns: Este necesar sa verificati clientul pentru care inregistrezi incasarea, si anume daca datele acestuia sunt identice atat pe factura emisa cat si in nomenclatot. Mai exact, verifica daca CIF-ul din nomenclator e identic cu cel de pe factura, inclusiv daca, de exemplu ro este scris cu majuscule sau nu.

Pentru asta urmeaza pasii:

In meniul Nomenclatoare > Clienti verifica datele clientului in cazul. In care datele nu sunt corecte modificati-le si salvati ;
apoi, din Rapoarte > Facturi emise, identificati factura pe care vrei sa o incasezi, selecteza actiunea de modificare (din partea dreapta, coloana Actiuni), si in campul Nume CUI/CNP reselecteaza clientul respectiv din lista (pentru a fi preluat cu datele din nomenclator);
salvati factura si apoi incercati din nou salvarea incasarii.

Intrebare: Ce se intampla cand imi modificare statut TVA al firmei?

Raspuns: La modificarea statutului de TVA indifferent ca e vorba de modificare din neplatitor TVA in platitor TVA sau invers, recurentele active se opresc automat. Recurentele nu pot fi repornite, ci trebuie reconfigurate/ readaugate manual. Deasemenea, listele de preturi speciale se vor inactiva automat. In acest caz, le poti reactiva din meniul Nomenclatoare > Liste de preturi speciale.

Intrebari si raspunsuri despre alte subiecte

Intrebare: Pot sa folosesc imprimanta mobila/ imprimanta termica conectata la aplicatia de mobil?

Raspuns: Imprimantele mobile compatibile si testate cu aplicatia SmartBill (in varianta instalata pe sistemul de operare Android) sunt DPP250, DPP350 si DPP450, marca Datecs.

In meniul principal al aplicatiei veti regasi optiunea Imprimanta mobila, prin care veti conecta imprimanta la dispozitivul dumneavoastra mobil prin intermediul bluetooth.

Mai jos veti gasi cateva aspecte utile ce tin de utilizarea imprimantei mobile in aplicatia SmartBill:

Aceste imprimante mobile pot tipari si sigla firmei dumneavoastra adaugata in cont din versiunea browser a aplicatiei. In configurarile imprimantei mobile puteti configura si aceasta optiune, dupa preferinte.

Daca doriti sa conectati o alta imprimanta, este nevoie mai intai sa o stergeti pe cea existenta.

Modelul de document specific imprimantei mobile este vizibil doar pe mobil. In browser, documentele emise din mobil vor fi vizualizate in formatul si modelul specific pe serie.

Pentru ca tiparirea sa fie efectuata cu succes pe imprimanta mobila, este nevoie ca documentul sa fie emis de pe dispozitivul mobil! Nu se poate tipari pe imprimanta mobila un document emis din versiunea browser.

Documentele tiparite pe o imprimanta mobila nu pot fi tiparite si din browser, pe o imprimanta clasica, datorita formatului specific folosit de imprimantele mobile.

De pe imprimanta mobila se pot tipari facturi, chitante, proforme si avize.

La acest moment nu putem garanta compatibilitatea aplicatiei cu un alt model de imprimanta mobila, intrucat singurele dispozitive testate sunt cele prezentate mai sus.

Intrebare: Am platit abonamentul, am primit si factura, dar nu pot accesa contul. Ce pot sa fac?

Raspuns: Vă rugăm să încercați să vă delogați și relogați în aplicația mobilă. Dacă nu funcționează încercați să faceți acest lucru și pe versiunea web a platformei.

Intrebare: Eu am platit abonamentul si tot imi cere sa fac autorizare in SPV, de ce?

Raspuns: Plata abonamentului dvs. nu este legat de prelungirea contului pentru SPV. Aici este necesar sa urmati pasii de autorizare in SPV cu certificatul digital de la meniul Configurare > e-Factura.

Aceasta autentificare se realizeaza odata la 3 luni conform cerintelor celor de la ANAF.

Intrebare: Nu mai pot storna o facura pe care am emis-o acum cateva zile. Imi da eroare legata de statusul de TVA.

Raspuns: In cazul in care ai schimbat statusul de platitor TVA al firmei, documentele emise cu vechiul statut de TVA nu se mai pot storna si nici modifica.

Pentru a modifica sau storna aceste documente, trebuie schimbat temporar statutul de platitor TVA la statutul pe care il avea firma la data emiterii documentului. Modificati sau stornati factura necesara, iar apoi din nou actualizati statutul de TVA al firmei, la cel actual, din meniul Configurare/ Datele firmei/ Generale.