Asocierea e-Facturii preluate cu documente existente

BINE DE STIUT

Asocierea manuala a documentelor inregistrate cu e-Facturile furnizorilor este utila daca nu folosesti asocierea automata. Poti activa asocierea automata a e-Facturilor (ea se va face in momentul preluarii acestora din SPV) de la Optiuni automatizare din pagina Preluare e-Facturi.

Pentru ca se folosesc si alte canale de transmitere a documentelor intre parteneri (de exemplu email), multe facturi sunt inregistrate manual in SmartBill, inainte ca ele sa fie preluate ca e-Facturi. Ulterior, cand sunt preluate din SPV, nu mai pot fi salvate pentru ca ar dubla datele.

Pentru a rezolva aceasta problema, este permisa inregistrarea e-Facturilor prin asocierea lor cu cheltuieli care sunt deja inregistrate in cont.

In pagina de vizualizare a documentelor preluate si in lista actiunilor disponibile pentru e-Facturile nesalvate, exista butonul Asoc. cu doc. existent (Asociaza cu document existent).

In acest fel, sunt verificate documentele inregistrate manual. Daca se identifica o cheltuiala care ar corespunde datelor de pe e-Factura, se afiseaza seria si numarul acesteia, ca link, cu posibilitatea de a-l accesa si butonul Asociaza.

Daca apesi Asociaza, e-Factura se va salva (fara a inregistra o cheltuiala) si va fi afisata in sectiunea Salvate a raportului.

Daca nu se identifica o cheltuiala sau doresti asocierea cu alt document decat cel propus de aplicatie, poti apasa butonul Asoc. cu alt doc. Acesta deschide o fereastra care permite identificarea documentelor inregistrate manual in cont.

Campul Numar document din acesta fereastra permite cautarea documentului dupa numar, dar si alegerea lui dintr-un selector. Aici sunt afisate toate documentele de la acel furnizor, care au fost inregistrate manual in ultimele 30 de zile si care nu sunt asociate cu alte e-Facturi.

Pentru a fi identificat usor, sunt indicate:

• Numarul documentului de la furnizor impreuna cu data si valoarea;
• Link catre documentul inregistrat, care se va deschide intr-un tab separat.

Daca alegi documentul cu care e-Factura ar trebui asociat, butonul Asociaza se activeaza.

Sterge asocierea cu e-Factura

Exista situatii in care asocierea facuta intre o cheltuiala si e-Factura trebuie refacuta:

• pentru ca asocierea existenta este gresita;
• pentru ca furnizorul a modificat documentul pe care l-a trimis in SPV si acum el nu mai corespunde cu ceea ce ai salvat tu.

In acest caz este necesara refacerea asocierii dintre o cheltuiala inregistrata manual si e-Factura, urmand pasii de mai jos:

1. Acceseaza meniul Preluare e-Facturi ;
2. Identifica e-Factura vizata, iar din coloana Actiuni, selecteaza optiunea Sterge asoc. cu e-Factura;
3. In urma acestei actiuni, asocierea este eliminata, iar e-Factura revine . Procesul de asociere poate fi reluat in cazul in care operatiunea initiala de asociere a fost realizata eronat.

Daca cheltuiala a fost inregistrata manual in SmartBill, nu este afectata atunci cand stergi asocierea dintre ea si e-Factura. Ea ramane in continuare in cont si poate fi asocliata cu o alta e-Factura.