Asocierea e-Facturii cu documente existente
Pentru ca se folosesc si alte canale de transmitere a documentelor intre parteneri (de exemplul email), multe facturi sunt inregistrate manual in SmartBill, inainte ca ele sa fie preluate ca e-Facturi. Ulterior, cand sunt preluate din SPV, nu mai pot fi salvate pentru ca ar dubla datele.
Pentru a rezolva aceasta problema, este permisa salvarea e-Facturilor prin asocierea lor cu cheltuieli care sunt deja inregistrate in cont.
In pagina de vizualizare a documentelor preluate si in lista actiunilor disponibile pentru e-Facturile nesalvate, exista butonul Asoc. cu doc. existent (Asociaza cu document existent).
In acest fel, sunt verificate documentele inregistrate manual. Daca se identifica o cheltuiala care ar corespunde datelor de pe e-Factura, se afiseaza seria si numarul acesteia, ca link, cu posibilitatea de a-l accesa si butonul Asociaza.
Daca apesi Asociaza, e-Factura se va salva (fara a se inregistra o cheltuiala) si va fi afisata in sectiunea Salvate a raportului.
Daca nu se identifica o cheltuiala sau doresti asocierea cu altul decat cel propus de aplicatie, poti apasa butonul Asoc. cu alt doc. Acesta deschide o fereastra care permite identificarea documentelor inregistrate manual in cont.
Campul Numar document din acesta fereastra permite cautarea documentului dupa numar, dar si alegerea lui dintr-un selector. Aici sunt afisate toate documentele de la acel furnizor, care au fost inregistrate manual in ultimele 30 de zile si care nu sunt asociate cu alte e-Facturi.
Pentru a fi identificat usor, sunt indicate:
- Numarul documentului de la furnizor impreuna cu data si valoarea;
- Link catre documentul inregistrat, care se va deschide intr-un tab separat.
Daca alegi documentul cu care e-Factura ar trebui asociat, butonul Asociaza se activeaza.
Sterge asocierea cu e-Factura
Exista situatii in care asocierea pe care ai facut-o intre o cheltuiala si e-Factura trebuie refacuta:
- pentru ca asocierea existenta este gresita;
- pentru ca furnizorul a modificat documentul pe care l-a trimis in SPV si acum el nu mai corespunde cu ceea ce ai salvat tu.
Pentru a putea reface o asociere trebuie sa stergi asocierea existenta. Acest lucru se face din raportul Cheltuieli, din sectiunea Salvata, daca alegi dintre actiuni Sterge asoc. cu e-Factura. Aceasta actiune va face ca e-Factura asociata sa revina in sectiunea Nesalvate, de unde o poti salva sau asocia cu o alta cheltuiala.
Cheltuiala care a fost asociata e-Facturii nu este stearsa, ea ramane in continuare in raport, in sectiunea Salvate. Ulterior, ea poate fi asociata cu o alta e-Factura sau poate fi stearsa manual de la actiunea Sterge