Salvarea e-Facturilor preluate
In acest articol
e-Facturile preluate sunt afisate in sectiunea Nesalvate a raportului Cheltuieli au status Nesalvata si un marcaj („nor cu o sageata in jos”) care indica data la care s-a facut preluarea daca plasezi cursorul deasupra.
Salvarea e-Facturilor preluate
e-Facturile preluate si aflate in sectiunea Nesalvate, care nu sunt inca inregistrate in contul tau, trebuie salvate pentru a se adauga ca si cheltuieli. Atat timp cat nu faci acest lucru, ele nu au niciun impact si au un statut asemanator cu documentele care sunt ciorne.
Faptul ca e-Facturile preluate sunt nesalvate iti permite sa le verifici inainte de a le inregistra. Astfel, te asiguri ca doar facturile cunoscute de tine sunt adaugate in cont.
Salvarea se poate face daca selectezi optiunea Salveaza cheltuiala din lista actiunilor sau daca apesi pe butonul Salveaza cheltuiala din pagina de vizualizare a documentului.
Daca apesi Salveaza cheltuiala esti transferat automat in pagina de emitere a cheltuielii. Toate datele de pe e-Factura sunt deja completate si nu trebuie decat sa apesi pe butonul de salvare.
Dupa salvare, documentul "dispare" din sectiunea Nesalvate si va fi afisat in sectiunea Salvate.
BINE DE STIUT!
Exista posibilitatea ca anumite facturi sa fie primite pe alte canale si sa fie deja inregistrate in momentul in care incerci sa salvezi e-Factura preluata. Din acest motiv, atunci cand faci salvarea unei e-Facturi, SmartBill cauta sa identifice intre cheltuielile deja inregistrate daca exista vreuna care potriveste acesteia (sunt luate in considerare CIF-ul furnizorului, data si valoarea documentului).
In cazul in care este gasit un astfel de document, se afiseaza un mesaj de avertizare cu posibilitatea asocierii directe a e-Facturii cu acesta.
Actualizari - modificari ale e-Facturilor nesalvate
Exista posibilitatea ca furnizorul sa modifice un document pe care tu l-ai preluat deja in cont, dar nu l-ai salvat. Daca apar astfel de situatii, noi le numim actualizari si sunt indicate in raport (in sectiunea documentelor Nesalvate), de un „triunghi cu avertisment” afisat pe coloana Status.
Aceste documente au disponibila actiunea Modifica cheltuiala. Aceasta deschide documentul in pagina de emitere a cheltuielii si permite salvarea acestuia conform cu modificarile facute de furnizor.
Documente modificate de furnizori dupa salvare
Este posibil ca o e-Factura salvata sa fie modificata de furnizor. Daca acesta retrimite e-Factura modificata in SPV, la urmatoarea preluare, documentul din raport va fi marcat cu „triunghi de avertizare”.
Daca deschizi documentul, apar doua optiuni: Versiune existenta si Versiune noua (in banda laterala, la Informatii, se vede ca cele doua versiuni au doua ID-uri de incarcare in SPV diferite). Butoanele iti afiseaza cele doua versiuni. In acest fel, poti urmari diferentele dintre ele si sa optezi daca refaci sau nu cheltuiala.
Versiunea existenta are optiunea Sterge doc. asociat care permite stergerea documentului creat la salvare. Daca acesta este sters, in sectiunea Nesalvate a raportului se va regasi versiunea noua a e-Facturii ce poate fi salvata.