Facturarea la conectarea cu Fulfillment by eMAG

Dupa integrarea Fulfillment by eMAG (FBE) cu SmartBill trebuie retinute doua reguli generale:

1. In SmartBill, sunt preluate doar comenzile din FBE, efectuate in ultimele 7 zile, nu si facturile;
2. In SmartBill trebuie creata o serie noua pentru facturi ce va fi selectata in momentul in care se face integrarea intre cele doua aplicatii.

Odata realizata integrarea, clientul poate opta intre doua moduri de lucru:

• Facturezi in continuare doar in SmartBill;
• Facturezi in continuare si in FBE si in SmartBill.

In functie de modul de lucru preferat, trebuie urmata procedura pentru a avea o situatie corecta a comenzilor si facturilor corespunzatoare.

In cazul in care facturarea urmeaza sa se faca doar in SmartBill, nu si in FBM, urmeaza pasii de mai jos:

1. Dezactivezi facturarea in FBE;
2. Creezi o noua serie de factura in SmartBill. Aceasta trebuie:
   1. sa aiba denumirea celei deja folosite in FBE, (de exemplu MAG)
   2. sa respecte numerotarea din FBE si sa tina cont de prima comanda care se va prelua (in exemplul nostru, cea mai veche comanda care va fi preluata si facturata in SmartBill este Comanda A, iar factura care ii corespunde are numarul 201. Asadar, prima factura in SmartBill pentru aceasta serie va avea numarul 201.)
3. Te autentifici in SmartBill cu datele de conectare la FBE;
4. In fereastra de configurare a integrarii cu FBE, alegi noua serie de factura creata, (MAG, ca sa folosim exemplul nostru);
5. Salvezi configurarile;
6. Preiei comenzile;
7. La facturare:
   1. Comenzile deja facturate in FBE trebuie refacturate manual in SmartBill, una cate una, pentru a te asigura ca numarul facturii din FBE corespunde comenzii. (Este posibil ca in SmartBill comenzile sa nu vina in ordinea din FBE si, in acest caz, Comanda C sa se afle inaintea Comenzii B. Din acest motiv e recomandat ca operatiunea sa se faca manual, in timp ce urmaresti modul in care s-a facturat deja in FBE);
   2. Comenzile nefacturate se pot factura dupa ce ai facturat comenzile deja facturate in FBE.

Caz particular: facturezi doar comenzile create dupa conectarea cu FBE

1. Dezactivezi facturarea in FBE;
2. Creezi o noua serie de factura in SmartBill. Ea trebuie:
   1. sa aiba denumirea celei deja folosite in FBE (in exemplul nostru MAG);
   2. sa respecte numerotarea din FBE si sa tina cont de ultima comanda facturata care se va prelua (in exemplul nostru, ultima comanda factura in FBE are numarul 203. Asadar, prima factura in SmartBill pentru aceasta serie va avea numarul 204.);
3. Te autentifici in SmartBill cu datele de conectare in FBE;
4. In fereastra de configurare a integrarii cu FBE, alegi noua serie de factura creata (MAG);
5. Salvezi configurarile;
6. Preiei comenzile si le facturezi in SmartBill de acum inainte.

In cazul in care, vrei ca facturarea sa fie facuta si in SmartBill si in FBE, trebuie sa urmezi pasii de mai jos:

1. Creezi o noua serie de factura in SmartBill. Ea trebuie:
   1. sa aiba denumirea celei deja folosite in FBE (in exemplul nostru, MAG);
   2. sa respecte numerotarea din FBE si sa tina cont de prima comanda care se va prelua (in exemplul nostru, cea mai veche comanda care va fi preluata si facturata in SmartBill este Comanda A, iar factura care ii corespunde are numarul 201, Asadar prima factura in SmartBill pentru aceasta serie va avea numarul 201.);
2. Te autentifici in SmartBill cu datele de conectare in FBE;
3. In fereastra de configurare a integrarii cu FBE, alegi noua serie de factura creata (MAG);
4. Salvezi configurarile;
5. Preiei comenzile;
6. Facturezi:
   1. Comenzile deja facturate in FBE trebuie refacturate manual in SmartBill, una cate una, pentru a te asigura ca numarul facturii din FBE corespunde comenzii. (Este posibil ca in SmartBill comenzile sa nu vina in ordinea din FBE si, in acest caz, Comanda C sa se afle inaintea Comenzii B. Din acest motiv trebuie ca operatiunea sa se faca manual, in timp ce urmaresti modul in care s-a facturat deja in FBE)
   2. Comenzile nefacturate se pot factura dupa ce ai facut asta cu cele deja facturate in FBE. Ele trebuie facturate in ambele platforme, urmarind sa se pastreze corespondenta intre numarul facturii si comanda. Cea mai sigura metoda este sa facturezi cate o comanda, pe rand, in cele doua platforme. Completand exemplul de mai sus, presupunem ca mai ai comanda D si E. Ele se factureaza in FBE urmand ca tu sa le facturezi si in SmartBill in aceeasi ordine.

Caz particular: nu ai comenzi nefacturate in FBE

1. Autentificare in SmartBill cu credentialele FBE;
2. In fereastra de configurare a integrarii cu FBE, alegi o serie de factura (care trebuie anterior creata in SmartBill) si care trebuie sa aiba aceeasi denumire si in FBE (unde trebuie de asemenea creata);
3. Sa salvezi configurarile;
4. Preiei comenzile;
5. Facturezi comenzile pe care le vei face in viitor: ele trebuie facturate in ambele platforme, urmarind sa se pastreze corespondenta intre numarul facturii si comanda. Cea mai sigura metoda este sa facturezi cate o comanda pe rand, in SmartBill, pentru a te asigura ca se pastreaza numerotarea facturilor din FBE.