Incasari curieri si procesatori

Raportul Incasari curieri si procesatori iti ofera imaginea centralizata a incasarilor operate prin intermediul curierilor sau a procesatorilor de plati. El este disponibil in meniul Rapoarte - Banci, curieri si porcesatori > Incasari curieri si procesatori.

In raport, incasarile inregistrate (prin import sau manual) sunt afisate in functie de curierul/procesatorul selectat, cu urmatoarele informatii:

• Data: data incasarii
• Client: numele clientului/furnizorului care a facut/pentru care s-a facut operatiunea
• Explicatie: un rezumat cu informatiile tranzactiei la care se adauga detaliile acesteia, asa cum sunt ele completate in borderou
• Doc. de incasare: incasarile sau platile asa cum au fost ele inregistrate in SmartBill dupa salvarea asocierii
• Incasari (RON): valoarea incasarii
• Documente asociate: datele de identificare a documentelor asociate (pentru asocierile nesalvate) sau achitate/incasate (pentru asocierile salvate)
• Status:
  • Nesalvata: incasari a caror asociere cu documentele din aplicatie nu a fost salvata
  • Salvate: incasari a caror asociere cu documentele din aplicatie a fost salvata
• Actiuni: 
  • Modifica si Sterge – pentru cele cu status Nesalvata
  • Modifica asocierea si Anuleaza salvarea – pentru cele cu status Salvata

Operatiunile preluate prin borderou sunt inregistrate in Rapoarte > Incasari ca Tip document – Ramburs.

Raportul poate fi filtrat dupa urmatoarele criterii: curier/procesator, tip tranzactie, client/furnizor, explicatii, documente asociate, statusul tranzactiei si precizia asocierii.

Daca ai colaborare cu una dintre firmele de curierat, procesatori de plati cu cardul on line (Netopia Payments, EuPlatesc) sau cu Emag poti importa borderourile de incasari pe care le furnizeaza acestia. Pentru a vedea care sunt firmele de curierat pentru care se poate face importul borderoului, verifica Contul meu > Integrari, sectiunea Importuri borderouri.

Butonul Optiuni iti permite sa faci anumite reglaje ce privesc conditiile de realizare a importului. Poti:

• Ignora facturile neincasate foarte vechi din SmartBill si care nu sunt relevante pentru importul pe care il faci in acel moment. Importul se va realiza mai rapid daca limitezi la o anumita perioada verificarea pe care o face aplicatia atunci cand importi un borderou
• Incasa o proforma – caz in care se genereaza automat factura pe baza proformei respective. Factura este cea care se va incasa, ea va primi statusul Incasata

Apasa Import borderou si se deschide fereastra in care selectezi contul curierul/procesatorul. Numarul borderoului reprezinta o informatie optionala si nu trebuie completat decat daca doresti. Alege fisier iti permite sa selectezi borderoul.

In fereastra care se afiseaza in timpul importului este indicat progresul procesului si etapa in care se afla, import sau asocierea incasarilor. Tot aici sunt disponibile doua butoane: Intrerupe si Ascunde.

Daca intrerupi procesul, nu se va retine niciuna din incasarile aflate pe borderou.

Ascunde va „minimiza” fereastra in timp de importul continua in fundal. In acest fel, poti face alte operatiuni in cont. Daca fereastra este ascunsa, langa butonul Importa borderou se afiseaza modul in care sunt prelucrate datele. Detalii reafiseaza fereastra de import.

Dupa import, incasarile sunt afisate dar nu genereaza nicio schimbare in SmartBill. Pur si simplu vezi in contul tau datele din borderou. Ele pot fi afisate in asociere cu unul sau mai multe documente sau fara.

Pe baza acestora, la salvare, se vor genera automat incasari in contul firmei tale.

Pentru a fi salvate, trebuie validate/confirmate de utilizator. Poti salva manual fiecare linie in parte sau in masa.

Cum se fac asocierile intre incasari si documentele din SmartBill?

Pe baza informatiilor identificate in borderou SmartBill asociaza incasarile cu documentele emise din SmartBill, folosindu-se urmatoarele criterii:

• Numarul de AWB – daca exista in SmartBill, legat de documentul emis

ATENTIE!

Pentru asocierea exacta intre incasarile din borderou si documentele din SmartBill, adauga numarul AWB-ului pe factura, de exemplu in campurile Aviz insotire sau Mentiuni.

• Denumire client – se ia in considerare o potrivire exacta sau partiala
• Suma facturata - se cauta dupa valoarea facturii si dupa valoarea restului de incasat

In functie de cantitatea informatiilor si de corectitudinea lor, pot exista trei situatii care descriu precizia asocierii facute, dar si un marcaj de eroare.

	Sigur: exista o corespondenta foarte mare intre datele din borderou si cele ale documentului cu care au fost asociata incasarea
	Atentie: exista cateva informatii in borderou care coincid cu cele ale documentului asociat
	Fara potrivire: numele clientului nu a fost identificat pe niciun document cu care s-a incercat asocierea
	Eroare: un status care apare atunci cand asupra incasarii se face o actiune care nu este permisa. Erorile sunt insotite de mesaje care ofera detalii legate de problema aparuta.

Dublarea Incasarilor

Daca se identifica incasari care au fost importate anterior (prin importul unui alt borderou), acestea vor fi marcate cu status Dublura. 

O tranzactie este considerata dublata daca are aceeasi data, valoare si explicatii cu o tranzactie importata anterior.

Actiunile disponibile depind de statusul tranzactiei:

Pe cele cu status Nesalvat:

• Salvare
  • Se va genera automat o incasare. Aceasta se va afisa si in acest raport, pe coloana Doc. de incasare
  • Factura asociata isi va schimba statusul si va deveni din Emisa Incasata
  • Daca salvezi asocierea facuta cu o proforma, pe langa incasare se va genera automat si o factura
• Modifica
  • In fereastra care se deschide pentru aceasta actiune sunt doua sectiuni
    • datele incasarii, asa cum se gasesc in borderou (in partea stanga): de aici poti selecta un client sau poti ajusta valoare de exemplu
    • documentele asociate (in partea dreapta): clientului care este selectat in datele tranzactiei. Aici sunt listate, in functie de vechime, documentele neincasate sau cheltuielile neplatite pentru acesta. Daca selectezi un alt client, se vor afisa documentele acestuia. Aici poti alege documentul cu care faci asocierea, sau poti repartiza suma pe mai multe documente.
• Abuleaza salvarea: apare doar pentru inacasarile salvate si iti permite sa anulezi asocierea facuta
• Sterge: apare doar la incasarile  nesalvate si iti permite stergerea din raport.

Recomandam folosirea optiunii Reasociaza in masa in cazul in care, dupa efectuarea importului si inainte de salvarea (finalizarea) acestuia, s-au mai facut si alte importuri, au mai fost emise facturi catre clienti.

Astfel, daca exista documente emise intre timp, prin optiunea Reasociaza este posibil ca SmartBill sa identifice noi asocieri.