Date aditionale pe factura

In acest articol

In paginile de emitere a facturii, proformei, avizului este posibila adaugarea unei serii de informatii suplimentare legate de factura, furnizor, client sau produs:

  • Numar de proiect
  • Numar de contract
  • Conditii de plata
  • Nr. comanda de achizitie
  • Nr. comanda de vanzare
  • Identificator furnizor
  • Identificator client
  • Referinta contabila a cumparatorului
  • Referinta lotului

Data livrarii si Data incasarii sunt afisate implicit in acesta sectiune si nu pot fi eliminate. Restul informatiilor pot fi adaugate de la Configureaza campuri. Butonul deschide fereastra Configurare date aditionale.

Din aceasta fereastra se pot opera doua tipuri de actiuni:

  1. Selectarea campurilor pe care doresti sa le folosesti pe documente;
  2. Stabilirea modului in care sunt adaugate informatiile din aceste campuri.

Selectarea campurilor pe care doresti sa le folosesti pe documente

Pentru a adauga un camp in pagina de emitere, trebuie sa bifezi casuta aflata in partea stanga a denumirii acestuia.

BINE DE STIUT!

Codurile din dreptul denumirii (BT-11, BT-20, BT-13 etc.) reprezinta „denumirile”, codificate, sub care se vor regasi pe e-Factura (in fisierul .xml). Pentru ca aceste informatii sunt preluate si in e-Factura, vor exista si limitari asupra numarului maxim de caractere permis.

Poti adauga oricate informatii, zona in care sunt plasate este dinamica si va ordona automat campurile afisate. 

Anumite date aditionale/campuri au comportamente specifice:

  • Posibilitatea de a selecta informatii competate in trecut (se poate accesa lista cu toate datele completate pentru un anumit client, precum in campul Delegat sau Intocmit de):
    • Numar de proiect
    • Numar de contract
    • Conditii de plata.

  • Informatii separate pentru factura propriu zisa si pentru e-Factura. In aceste cazuri, exista 2 campuri care trebuie completate cu valori care sunt preluate separat pe fiecare format al facturii, documentul fizic sau e-Factura. Astfel, in primul camp, se poate completa o valoare (fara a fi impus un format) care se afiseaza doar pe documentul propriu-zis (apare la vizualizarea documentului), iar in al doilea, denumit Tip, trebuie selectata una din valorile standard, care se vor prelua doar pe e-Factura. Trebuie completate ambele informatii pentru ca acestea sa se salveze. Datele aditionale care au acest comportament sunt:
    • Identificator vanzator
    • Identificator cumparator.

Poti schimba oricand campurile afiate, dar modificarile se vor aplica pe facturile emise din acel moment.

De asemenea, editarea facturilor deja emise cu alte configurari nu va conduce la schimbarea pentru documentele viitoare. Astfel, daca pe o factura emisa in trecut adaugi un camp nou, acesta nu va aparea si pe urmatoarele facturi.

Stabilirea modului in care sunt adaugate informatiile din aceste campuri

A doua configurare disponibila in fereastra Configurare date aditionale permite alegerea modului in care se completeaza informatia in campurile pe care le-ai adaugat pe document.

Optiunea implicita este completarea manuala la fiecare emitere, caz in care informatia trebuie adaugata inainte de salvarea facturii, astfel campul ramane gol.

A doua optiune, Automat, cu ultima valoare folosita pe client, va completa automat campul cu ultima valoare care a fost folosita, pentru clientul selectat pe document. Aceasta varianta este utila in situatia in care se stie ca, pentru un anumit client, se vor emite documente succesive care au aceleasi valori in respectivele campuri. 

EXEMPLU

In urmatoarea perioada vei factura mai multe servicii unuia dintre clienti, pe baza unui contract si doresti ca numarul contractului sa fie afisat:

  1. La emiterea primei facturi pentru acesta, deschide Configureaza campuri si bifeaza Nr. de contract
  2. Selecteaza Automat, cu ultima valoare folosita pe client pe coloana Optiuni de adaugare a informatiei
  3. Bifeaza optiunea Retine aceasta configurare pentru emiterile viitoare de documente, din partea de jos a ferestrei
  4. Completeaza numarul contractului in campul care se afiseaza in pagina de emitere a facturii factura.

La urmatoarea emitere a unei facturi pentru acest client, in campul Nr. de contract se preia automat numarul pe care l-ai completat anterior.

Chiar daca se preia ultima valoare, campul poate fi editat. In acest caz, informatia se va actualiza in aplicatie si valoarea editata va fi preluata la urmatoarea emitere. Aceasta actualizare se face doar in cazul emiterii documentelor, nu si in cazul stornarii sau modificarii.

EXEMPLU

Consideram ca facturile din acest exemplu sunt emise pentru acelasi client.

  1. Emiti factura FC10 si adaugi la Nr. de contract valoarea 22 (ai configurat sa preiei ultima valoare)
  2. Emiti o alta factura: Nr. de contract se completeaza automat cu 22
  3. Emiti a treia factura: se preia 22 la Nr. de contract. Il editezi cu valoare 30 care va deveni ultima valoare pe client
  4. La urmatoarea factura: se preia 30 la Nr. de contract
  5. Stornezi factura FC 10 si corectezi Nr. de contract cu valoarea 25. In aplicatie nu se va actualiza nimic, 30 ramane valoarea care se va prelua automat in Nr. de contract la urmatoarea emitere.

In fereastra de configurare exista si optiunea care da posibilitatea de a salva alegerile facute in fereasta pentru documentele ulterioare. Daca nu este bifata, configurarile pe care le faci se aplica strict documentului pe care esti in acel moment.

Ai primit raspuns la intrebarea ta? Multumim pentru feedback Eroare trimitere feedback