Pasul 1: Configurare fisier

Pentru o mai mare flexibilitate a procedurii, nu este nevoie ca fisierele importate sa aiba definita o structura fixa. Pentru ca informatiile din tabelul importat se pot afla in coloane ordonate si denumite diferit, este nevoie ca acestea sa fie asociate structurii existente in SmartBill.

Dupa selectarea fisierului care trebuie importat, aplicatia va identifica denumirile coloanelor care il alcatuiesc in functie de asocierile pe care le-ai facut.

EXEMPLU: Coloanei Denumire produs ii poti asocia coloana Den. articol din fisierul pe care il importi, iar celei cu Pret unitar fara TVA i-ar putea corespunde cea denumita Pret.

Este obligatoriu sa existe informatii pentru:

  • Denumire produs;
  • Unitate de masura;
  • Cantitate;
  • Pret unitar fara TVA;
  • Cota TVA.

In privinta cotei TVA, exista optiunile:

  • Alege coloana: se preia din fisier valoarea acesteia (in acest caz, se pot prelua valori diferite in acelasi NIR);
  • Alege o cota fixa: optezi pentru una dintre cotele din selector (in acest caz, toate produsele/serviciile vor avea aceeasi cota TVA)

Retine formatul pentru viitor va retine asocierile pe care le-ai facut cu aceasta ocazie, iar pe viitor, in cazul in care se importa un fisier cu aceeasi structura, le va prelua automat. Ele pot fi modificate, daca este cazul. Aceeasi structura inseamna ca are exact aceleasi coloane, in exact aceeasi ordine. Nu conteaza daca fisierul este de la furnizori diferiti.

Apasa Continua pentru ca aplicatia SmartBill sa verifice fisierul.

Daca exista erori sau informatii lipsa, o sa fie semnalate in fereastra Importa NIR –Erori date. Se afiseaza numarul exact de erori detectate.

In acest moment, ai posibilitatea sa:

  • Continui cu erori: preiei fisierul in SmartBill fara produsele la care s-au inregistrat erori.
  • Corectezi fisierul (ATENTIE! Iti recomandam sa folosesti aceasta varianta.): descarci fisierul in care sunt identificate toate problemele gasite, il corectezi si ii reimporti. Erorile sunt grupate pe o coloana separata in fisier: ultima coloana din fisier. Astfel ai la indemana datele din fisierul tau si pot gasi rapid randurile cu erori.

EXEMPLU: Campul Pret unitar fara TVA preluat din coloana Price trebuie completat cu date numerice.

 

 
Pasul 2: Configurare import

In aceasta fereastra trebuie sa:

  • selectezi gestiunea pe care vrei sa incarci produsele de pe receptie. Toate produsele se vor incarca pe aceeasi gestiune. Daca e nevoie sa faci receptii pe mai multe gestiuni, iti recomandam sa faci importuri pe NIR-uri diferite;
  • precizezi daca produsele din fisier vor fi identificate dupa denumire sau cod. Daca nu folosesti cod de produs, denumirea o sa fie criteriul implicit. 

EXEMPLU: aceasta setare este utila in situatia in care codurile produselor tale sepotrivesc cu cele ale furnizorilor, insa denumirile sunt diferite. Aplicatia va cauta produsele din import in nomenclataorul tau folosindu-se de coduri:

  • sa specifici ce se intampla in cazul in care produsele din nomenclatorul tau coincid cu cele importate insa unitatile de masura folosite de catre furnizor sa nu corespunda cu unitatile tale de masura. Pentru a evita erorile la salvare exista doua posibilitati: 

-aplicatia va inlocui unitatile de masura din import cu unitatile primare ale produselor, asa cum sunt definite in nomenclator;

-aplicatia va lasa necompletat campul de UM pe NIR. Va trebui sa completezi manual aceasta informatie.

Apesi Importa pentru a prelua datele fisierului.

Ai găsit răspunsul căutat?