Conectarea cu clientii

EXCEPTIE

Posibilitatea de conectare a conturilor SmartBill nu mai este disponibila pentru conturile care au fost create dupa 22 noiembrie 2023.

Pentru realizarea unei conexiuni este nevoie ca furnizorul sa-i trimita clientului un document prin retea. Aceasta trimitere coincide cu o invitatie de conectare.

Astfel, dupa salvarea documentului (factura, aviz sau proforma) furnizorul are posibilitatea de a-l trimite clientului.

Butonul Trimite clientului deschide fereastra Trimite catre client unde sunt bifate cele 2 optiuni disponibile:

  • Trimite prin email: documentul este trimis ca si pana acum - prin email
  • Trimite prin Reteaua SmartBill: documentul este trimis in contul clientului

Furnizorul poate debifa oricare dintre cele doua optiuni si in acelasi timp le poate lasa active pe amandoua. Mesajul din partea dreapta poate fi editat si se trimite atat pe mail, cat si prin retea.

Acest text este vizibil in detaliile documentului, in sectiunea Informatii din bara laterala. Mai multe aici.

ATENTIE!

Exista doua situatii: 

  • Clienti validati: au conturi SmartBill, iar conectarea cu ei se face simplu, fara a fi nevoie de o verificare suplimentara; 
  • Clienti nevalidati: nu este sigur ca au conturi SmartBill. In acest caz, mesajul care se trimite odata cu documentul contine un cod care trebuie folosit de client pentru a putea realiza conexiunea. Un client nevalidat poate fi unul fara cont SmartBill si pentru a avea siguranta ca documentul ajunge la acesta, trimiterea se face obligatoriu si prin email.

Clientul primeste documentul in contul sau in Rapoarte > Cheltuieli in sectiunea Nesalvate, cu statusul In asteptare. La primirea unui document nou, se primeste si o notificarea la butonul de retea (S) aflat in centrul antetului aplicatiei. Mai multe despre acesta aici.

Numarul documentului este partial mascat si nu poate fi afisat decat dupa acceptarea invitatiei.

Pentru a vizualiza acest document, clientul trebuie sa se conecteze cu furnizorul.

La Vezi factura se deschide fereastra in care ii sunt afisate datele celui care a emis documentul si se poate accepta conectarea.

Un client nevalidat trebuie sa introduca codul primit pe mail odata cu documentul. 

Dupa acceptarea conexiunii:

  • documentul poate fi vizualizat (tiparit sau descarcat)
  • statusul documentului se modifica in Nesalvat
  • toate documentele emise de furnizorul cu care te-ai conectat acum intra automat in cont, de fiecare data cand sunt trimise prin retea si vor avea status Nesalvat

  • in Nomenclatoare > Conexiuni se afiseaza conexiunea cu partenerul. Mai multe informatii aici
    • in contul furnizorului, apare ca o conexiune care permite trimiterea documentelor
    • in contul clientului, apare ca o conexiune care permite primirea documentelor
  • pentru a stopa primirea automata a a documentelor de la acest furnizor, el trebuie blocat.

ATENTIE!

Conexiunea are un singur sens, de la furnizor catre client. Prin conexiunea din SmartBill doar documentele emise de furnizor ajung in contul clientului. In cazul in care intre cei doi parteneri exista o relatie cu sens dublu - fiecare dintre ei este pentru celalalt client si furnizor - trebuie realizate doua conexiuni diferite.

Ai primit raspuns la intrebarea ta? Multumim pentru feedback Eroare trimitere feedback