Marcaje pentru documentele trimise prin retea

Marcajul apare atunci cand furnizorul intervine (modifica, anuleaza, sterge, restaureaza) asupra unui document pe care l-a trimis deja clientului. Acest marcaj se afiseaza atat clientului – pe care il avertizeaza ca a avut loc o modificare - cat si furnizorului pentru a-i indica faptul ca nu a trimis clientului varianta actualizata.

Cazuri de afisare a marcajului in contul clientului:

• Document modificat si retrimis de furnizor dupa ce, in prealabil, clientul il salvase:
  • marcajul indica faptul ca documentul salvat nu mai corespunde cu documentul emis de furnizor
  • marcajul dispare doar in momentul in care versiunea actualizata a documentului ajunge in contul clientului

EXEMPLU

Daca furnizorul a modificat un document salvat de client, exista 6 pasi care marcheaza statusul documentului pana cand acesta va ajunge sa revina la statusul Salvat, fara avertisment.

1. Documentul salvat de client este modificat de furnizor. In contul clientului, nu se intampla nimic.
2. Furnizorul retrimite documentul, iar in contul clientului apare marcajul de avertizare. Noua versiune insa nu se afla in contul clientului. In acest caz, trimiterea documentului de catre furnizor nu face decat sa avertizeze clientul despre modificarea aparuta.
3. Clientul trebuie sa stearga cheltuiala inregistrata si sa ii comunice furnizorului sa retrimita documentul.
4. Clientul returneaza documentul furnizorului pentru a-i solicita varianta actualizata.
5. Furnizorul trimite varianta modificata a documentului, fapt ilustrat de marcajul care sugereaza actualizarea.
6. Clientul salveaza documentul modificat.

• Documentul a fost anulat si restaurat de furnizor dupa ce clientul l-a salvat:
  • in contul clientului, marcajul se pastreaza, chiar daca documentul a fost anulat si restaurat imediat, fara ca furnizorul sa faca nicio modificare
  • in acest caz particular, chiar daca varianta salvata de client corespunde cu varianta existenta la furnizor, documentul trebuie retrimis pentru ca marcajul de atentionare sa dispara

• Documentul a fost sters/anulat de furnizor
  • marcajul avertizeaza clientul ca documentul, cu status Salvat, Nesalvat, Retrunat, In prelucrare nu mai este valabil in contul furnizorului si trebuie sters (in cazul in care documentul era In asteptare, nu se pune marcajul pentru ca documentul nu se mai afiseaza in contul clientului)

Afisarea marcajului in contul furnizorului:

• Document modificat de furnizor dupa ce a fost trimis clientului:
  • marcajul indica faptul ca documentul existent nu mai corespunde cu documentul pe care il are clientul in cont:
  • marcajul dispare in momentul in care retrimiti documentul clientului;
• Cand se anuleaza un document care a fost trimis clientului:
  • marcajul indica faptul ca documentul anulat a ramas in contul clientului si exista posibilitatea ca acesta sa il preia;
  • marcajul nu dispare chiar daca  „trimiti documentul” (acesta nu mai poate fi trimis decat pe email).

EXCEPTIE

In cazul in care conexiunea cu partenerul nu era acceptata inca, iar documentul se afla in contul acestuia cu status In asteptare, la anulare documentul se sterge automat din contul clientului.Cand se restaureaza un document care a fost trimis clientului:

• restaurarea documentelor anulate nu modifica situatia documentului din contul clientului (acolo, este in continuare afisata avertizarea), iar marcajul ii aminteste furnizorului ca partenerul nu are cunostinta de operatiunea de restaurare
• marcajul dispare daca se retrimite documentul restaurat

Returnare

Acest marcaj apare doar la furnizor, atunci cand clientul returneaza documentul (la client, exista un statusul Returnat pentru aceste documente).

Pentru ca marcajul sa dispara, trebuie ca:

• furnizorul sa retrimita documentul clientului (nu conteaza daca a intervenit in vreun fel asupra sa);
• clientul sa salveaze documentul pe care l-a returnat.

Actualizare

Acest marcaj apare doar la client, atunci cand documentul, initial returnat, este reprimit. In acest fel, clientul stie ca furnizorul a actualizat documentul cu probleme si acum are in cont varianta refacuta a acestuia.

Marcajul dispare:

• dupa salvarea documentului de catre client

• daca documentul este sters sau anulat de catre furnizor. In acest caz, se afiseaza marcajul de atentionare.

Mesaje explicative la marcaje

Se afiseaza explicatii legate de fiecare tip de actiuni facute pe document.

Aceste explicatii contin:

• tipul documentului;
• actiunea facuta;
• data la care s-a facut actiunea;
• daca este cazul, o recomandare cu privire la o actiune ce trebuie facuta.

Mesaj explicativ furnizor

Mesaj explicativ client

In cazul clientului toate actiunile asupra documentului sunt afisate in ordinea cronologica, cu cea mai recenta sus.

Daca sunt mai multe actiuni de acelasi fel pe un document, se va afisa doar ultima dintre acestea.

EXEMPLU

Pe o factura primita, returnata si actualizata, avem 3 informatii, prezentate astfel:

• Factura a fost actualizata de furnizor si retrimisa in 12 mai
• Factura a fost returnata in 11 mai
• Factura a fost primita in 10 mai

Daca am fi avut inca o returnare in 13 mai, atunci detaliile sunt urmatoarele:

• Factura a fost returnata in 13 mai
• Factura a fost actualizata de furnizor si retrimisa in 12 mai
• Factura a fost primita in 10 mai